flexiteDB-link Användarimport

Integrationen Importera användare används för att importera användare till flexite från ett externt system. Denna integration kan nyttjas till att synkronisera användarkonton i flexite med ett externt användarregister.

Användarimport och linjeansvar

När en användare eller ett linjeansvar inaktiveras eller raderas i externt användarregister inaktiveras detta även i flexite. Detta kan resultera i att avdelningar står utan ansvarig användare och ställa till det för individualisering av roller.

För att motverka att avdelningar blir utan linjeansvarig låter flexite ansvaret ligga kvar på användare som tappat det i den externa källan tills dess att en administratör godkänt inaktiveringen i flexiteCLIENT. Användare som inaktiverats eller raderats i den externa källan inaktiveras omgående i flexite, och måste återaktiveras manuellt för att återfå sitt ansvar.

Grundläggande förlopp

• Schemalagd användarimport genomförs av flexiteDB-link där linjeansvar inaktiveras för användare.

• Angiven loggmottagare (administratör) på användarimporten mottar e-post med länk till logg för användarimport.

• Administratören läser igenom loggen och uppmärksammar att linjeansvar tagits bort från användare.

• Administratören loggar in i flexiteCLIENT och öppnar gränssnittet för användarimporten för att verifiera användarimportens förändringar gällande linjeansvar.

• Administratören går igenom listan över avdelningar och linjeansvariga och har två alternativ; Acceptera eller Avslå.

Acceptera

Administratören accepterar samtliga förändringar.

Linjeansvar tas bort från användare där ansvar har inaktiverats i den externa källan.

Ingen funktionell förändring sker med ansvariga användare som raderats i den externa källan, eftersom de redan inaktiverats i flexite.

Avslå

Administratören avslår samtliga förändringar.

Linjeansvaret ligger kvar på användare där ansvaret i har inaktiverats i den externa källan.

Användare med ansvar som inaktiverats i den externa källan måste återaktiveras manuellt i flexiteCLIENT för att återfå sitt ansvar.

Notera att om en användare felaktigt inaktiverats, eller fått sitt linjeansvar inaktiverat, i och med en användarimport måste detta åtgärdas i den externa källan, annars kommer inaktiveringen ske på nytt när importen genomförs nästa gång.

Exempel

I detta exempel använder vi användarimport från extern källa för att bemanna ett arbetsställe och utse linjeansvariga.

Användare och linjeansvar innan förändring

Avdelning1 består av 5 användare, varav tre linjeansvariga:

• Linjechef Lars

• Linjechef Linus

• Linjechef Lisa

Användarimport. Översikt av användare innan förändring i extern källa.

Förändringar i extern källa importeras

Vid nästa schemalagda import har det skett förändringar gällande linjeansvar i den externa källan.

Vid inloggning i flexiteCLIENT uppmärksammas användaren på att förändringar skett och att de måste hanteras av en databasadministratör.

Användarimport. Informationsruta om väntande förändringar vid inloggning i flexiteCLIENT.

Under Användare kan vi se de linjeansvariga som förändrats i användarimporten och som väntar på beslut.

Förändrat linjeansvar som inväntar granskning markeras med röd text, typ av förändring samt datum för förändring.

• För användare som fortfarande är aktiva men tappat linjeansvar markeras linjeansvar med status För borttagning av linjeansvar. Ansvaret behålls fram till dess att beslut fattats av administratör.

• För användare som inaktiverats, och därmed även tappat linjeansvar, markeras linjeansvar som genomstruken och med status Inaktiverad användare. Användarkontot är inaktiverat i och med användarimporten och likaså linjeansvaret.

Användarimport. Översikt av användare efter förändring men innan godkännande. Linjeansvariga som inväntar godkännande markeras med rött.

I bilden ovan kan vi se att följande förändringar har skett och väntar på beslut:

• Linjechef Lars har inaktiverats, och därmed även tappat sitt linjeansvar.

• Linjechef Linus har flyttats till ny avdelning (Avdelning2), men behåller sitt linjeansvar på Avdelning1 tills dess att förändringarna accepteras.

• Linjechef Lisa har blivit av med sitt linjeansvar, men behåller det tills dess att förändringarna accepteras.

Granska väntande ändringar

Väntande ändringar gällande linjeansvar från användarimport granskas under System > Hantera integrationer. De flexiteDB-link användarimporter som har väntande ändringar som inte granskats och hanterats markeras i fetstil. För att granska ändringar markerar vi önskad flexiteDB-link användarimport och väljer Granska väntande ändringar gällande linjeansvar från verktygsfältet.

Användarimport. Hantera integrationer med vald flexiteDB-link användarimport samt funktion för granskning av ändringar belysta.

I granskningsfönstret kan vi se de linjeansvar som förändrats i användarimporten och som väntar på beslut. Ändrade linjeansvar som inväntar granskning markeras med typ av ändring samt datum för ändring.

• Linjeansvar som inaktiverats markeras med status För borttagning av linjeansvar och behåller sitt linjeansvar fram till dess att beslut fattats av administratör.

• Linjeansvar som inaktiverats på grund av inaktiverad användare markeras som genomstruken och med status Inaktiverad användare. Användarkontot är inaktiverat i och med användarimporten och likaså linjeansvaret.

Användarimport. Granskning av väntande ändringar gällande linjeansvar.

I bilden ovan kan vi, i likhet med Användare, se att följande ändringar har skett:

• Linjechef Lars har inaktiverats, och därmed även tappat sitt linjeansvar.

• Linjechef Linus har blivit av med sitt linjeansvar på Avdelning1.

• Linjechef Lisa har blivit av med sitt linjeansvar.

Acceptera förändringar

När vi väljer att acceptera de väntande ändringarna resulterar det i att flexites användarkatalog uppdateras fullständigt med de förändringar som är gjorda i den externa källan.

Användarimport. Översikt av användare efter förändring i extern källa.

I bilden ovan kan vi se att följande förändringar har accepterats och trätt i kraft:

• Linjechef Lars har inaktiverats och syns därför inte alls.

• Linjechef Linus har flyttat till ny avdelning (Avdelning2) och har ej längre något linjeansvar på Avdelning1.

• Linjechef Lisa har blivit av med sitt linjeansvar.

Användarimport och fiktiva avdelningar

Med fiktiva avdelningar är det möjligt att behålla användares linjeansvar på specifika avdelningar när de i en användarimport flyttas till ett annat arbetsställe.

I en användarimport är det möjligt att välja huruvida en användares linjeansvar ska behållas eller ej när denne flyttas till ett annat arbetsställe. Funktionen som kontrollerar detta förfarande heter Behåll linjeansvar när användare flyttas till annat arbetsställe.

Behåll linjeansvar när användare flyttas till annat arbetsställe — Aktiv

Med denna inställning aktiv behålls linjeansvar på ursprungsavdelningen när användaren flyttas till ett annat arbetsställe. Fördelen med detta förfarande är att avdelningar inte lämnas utan linjeansvarig i händelse av att en användare flyttas. Nackdelen är att det kan leda till att användare lämnas som linjeansvariga på avdelningar de inte längre ska tillhöra.

Behåll linjeansvar när användare flyttas till annat arbetsställe — Inaktiv

Med denna inställning inaktiv tas linjeansvar bort från ursprungsavdelningen när användaren flyttas till ett annat arbetsställe. Fördelen med detta förfarande är att linjeansvar inte ligger kvar när användaren flyttas, i enlighet med den externa källan. Nackdelen är att det kan leda till att avdelningar lämnas utan linjeansvarig, vilket i sin tur kan ställa till det med regelverk i processer.

Fiktiva avdelningar

Med fiktiva avdelningar är det möjligt att utöka funktionaliteten med inställningen Behåll linjeansvar när användare flyttas till annat arbetsställe inaktiverad. Till skillnad från en vanlig avdelning behålls i detta fall linjeansvaret i den fiktiva avdelningen när användaren flyttas till ett annat arbetsställe.

Med inställningen Behåll linjeansvar när användare flyttas till annat arbetsställe aktiverad har fiktiva avdelningar ingen effekt.

För information om hur en avdelning anges som fiktiv, se avsnitt Fiktiv avdelning.

Användarimport och grupptillhörighet

När användare importeras från externt register kan grupptillhörighet styras av information i den externa källan.

I äldre versioner av flexite var det enbart möjligt att tilldela medlemskap i grupper, när grupptillhörigheten togs bort i källan behölls den i flexite.

Det är nu möjligt att per flexiteDB-linkuppgift för användarimport ange huruvida grupptillhörighet i flexite ska behållas eller tas bort när medlemskapet tas bort i den externa källan. Denna funktionalitet är tillgänglig för import från Fil, Databas eller Externt system.

Exempel på konfigurationsmöjligheter vid import från "Fil".

Medlemskap i rättighetsgrupper

Hur flexite ska hantera användares medlemskap i rättighetsgrupper när de förändras i källan konfigureras i samband med val av källa.

Ta bort användare från rättighetsgrupper när medlemskap tas bort i källa

Ta bort användare från rättighetsgrupper i flexite när:

• Gruppen existerar i källan och användaren tappar sitt medlemskap.

Behåll användare i rättighetsgrupper när:

• Gruppen existerar i källan och användaren är medlem i gruppen.

• Gruppen existerar INTE i källan och användaren är medlem i gruppen.
  Detta betyder att medlemskap i grupper som skapats i flexite inte påverkas av användarimport.
  Detta betyder även att användare behåller medlemskap i grupper som raderats i källan, om inte användarna i en tidigare import tappat sitt medlemskap i grupperna.

Detta alternativ är aktiverat som standard för nya användarimporter.

Behåll användare i rättighetsgrupper när medlemskap tas bort i källa

Behåll alltid användare i rättighetsgrupper i flexite, oavsett om användaren tappar sitt medlemskap i källan.

Detta alternativ motsvarar funktionaliteten i äldre versioner av flexite och är aktiverat som standard för befintliga användarimporter vid uppgradering.