Makron i e-post

Med hjälp av makron är det möjligt att generera dynamiskt innehåll i e-postmeddelanden med information från attribut i aktuell registrering.

Statiska attribut

Statiska attribut är globala attribut som inte berörs av innehåll eller konfiguration av aktiviteter eller formulär.

Makro	Beskrivning
%reg_name	Processnamn.
%reg_date	Registreringsdatum.
%report_nr	Rapportnummer.
%status	Ärendestatus. Visar den Ärendestatus som angivits per aktivitet. Se avsnitt Status (alias).
%activity	Aktivitet.
%registrar	Namn på ursprunglig rapportör.
%reg_dep	Avdelning för ursprunglig rapportör.
%initiator	Namn på den användare som skapat registreringen.
%inner_status	Inre status. Visar inre status; Väntandes, Ej öppnad, Öppnad, Accepterad, Påbörjad, Omdirigerad, Varnad, Förfallen.
%inner_status_detail	Inre status samt information om förfallo-status. Exempel: %inner_status + "/Varnad" %inner_status + "/Förfallen" %inner_status + "/Förfallen (Påminnelser)"
%responsible	Nuvarande ansvarig.
%assistant	Assisterande ansvarig.
%mail_type	Namn på aktuell e-post typ.
%latest_signed_date	Senaste kvitterade datum.
%latest_signed_by_full_name	Fullständigt namn på den användare som senast kvitterat registreringen. Om ingen mellanaktivitet passerats för ärendet visas istället ursprunglig rapportör.
%latest_signed_by_first_name	Förnamn på den användare som senast kvitterat registreringen. Om ingen mellanaktivitet passerats för ärendet visas istället ursprunglig rapportör.
%mess_subj	Ämnesrad för aktuellt meddelande. Enbart tillgänglig för e-post av typen Meddelande (13). Visar ingen information om processen konfigurerats att ersätta meddelandeinnehåll med länkar.
%mess_text	För e-post av typen Meddelande (13): Textinnehåll för aktuellt meddelande. Visar ingen information om processen konfigurerats att ersätta meddelandeinnehåll med länkar. För e-post av typen För kännedom (1002): Meddelandeinnehåll för aktuell För kännedom.
%redirect_info	Information gällande omdirigering.
%reminder_text	Textinnehåll för aktuell påminnelse. Enbart tillgänglig för e-post av typen Överblick Påminnelse till ansvarig (1009).
%reminder_report_number	Rapportnummer för aktuell påminnelse. Visar en kommaseparerad lista över de rapportnummer som påminnelsen avser. Enbart tillgänglig för e-post av typen Överblick Påminnelse till ansvarig (1009).

Åtgärdsattribut

Åtgärdsattribut existerar för varje aktivitet i processen förutom slutaktiviteten. Dessa makron särskiljs med det unika ID:t för varje enskild aktivitet. Aktivitets-ID kan utläsas under Processdesigner > Flöde > Aktiviteter (kapitel Aktiviteter).

Makro	Beskrivning
%act_signed_date_<ActivityID>	Aktivitet - Kvitteringsdatum
%act_signed_by_<ActivityID>	Aktivitet - Kvitterad av
%act_warn_<ActivityID>	Aktivitet - Varningsdatum
%act_exp_<ActivityID>	Aktivitet - Förfallodatum

Formulärattribut

Formulärattribut är dynamiska makron för de komponenter som används i formulären i processen. Dessa makron sorteras under angivna attributgrupper och särskiljs med det unika Attribut-ID:t samt namnet för varje enskild komponent. Attribut-ID går att utläsa under egenskaper för de enskilda komponenterna.

Filkomponenter

Makro för en filkomponent resulterar i att länkar skapas till de individuella filerna i komponenten. För att nå filen i fråga krävs åtkomst till flexiteWEB. Ordinarie, interna, användare ombeds autentisera sig med sitt användarkonto medan externa användare autentiserar sig via en PIN-kod som skickas till deras e-postadress.

Observera att standard e-post inte stödjer makron för filkomponenter.

URL för länkar

Skapar direktlänkar till attribut och funktioner.

Makro	Beskrivning
%adhoc_link	Uppgift - arbeta med uppgift Länk för att arbeta med aktuell Uppgift.
%file_components	Länkar till filer från filkomponenter Länkar till samtliga filer i filkomponenter i aktuell registrering som användaren har rättighet att se i e-post. Kan ej nyttjas i inledande text, där länkar inte kommer skapas. Stöds ej i standard e-post.
%mess_link	Meddelande - sänd nytt meddelande Öppna meddelandefunktionen i flexiteWEB för att skapa ett nytt meddelande för den aktuella registreringen. Enbart tillgänglig för e-post av typen Meddelande (13).
%mess_reply	Meddelande - svara på meddelande Öppna meddelandefunktionen i flexiteWEB för att svara på aktuellt meddelande. Enbart tillgänglig för e-post av typen Meddelande (13).
%mess_view_link	Meddelande - Nå meddelande genom länk i e-post Öppna aktuellt meddelande i flexiteWEB. Enbart tillgänglig för e-post av typen Meddelande (13).
%resp_link	Åtgärda - hantera tilldelat ansvar Acceptera och påbörja arbete med aktuell registrering. Genererar enbart länk för mottagare som bemannar rolltypen Ansvarig.
%resp_link_user	Åtgärda - hantera tilldelat ansvar, för mottagare med egen användare Acceptera och påbörja arbete med aktuell registrering. Genererar enbart länk i e-post till mottagare bemannar rolltypen Ansvarig OCH som är flexite-användare. Enbart tillgänglig för e-post av typen Meddelande (13).
%smart_work_link	Dynamiskt tillfälle-baserad länk Se avsnitt Makro "%smart_work_link".
%start_web_link	Inloggning till flexiteWEB Öppna den URL som angivits för flexiteWEB ( Inloggning till flexiteWEB).
%view_link	Öppna detaljerad vy Öppna detaljvyn för aktuell registrering i flexiteWEB.
%view_link_nouser	Öppna detaljvy, för mottagare utan egen användare Öppna detaljvyn för aktuell registrering i flexiteWEB. Genererar enbart länk i e-post till mottagare som inte är flexite-användare. Enbart tillgänglig för e-post av typen Meddelande (13).
%view_link_<ActivityID>	Öppna detaljerad vy, begränsad till att visa information enbart från angivna aktiviteter Öppna detaljvyn för aktuell registrering i flexiteWEB, med begränsningen att information enbart visas för angivna aktiviteter. Se avsnitt Makro "%view_link_<ActivityID>".
%work_link	Arbeta med ärende Öppna detaljvyn för aktuell registrering i flexiteWEB, från vilken användaren kan välja att acceptera ärendet eller ej.
%work_link_user	Arbeta med ärende, för mottagare med egen användare Öppna detaljvyn för aktuell registrering i flexiteWEB, från vilken användaren kan välja att acceptera ärendet eller ej. Genererar enbart länk i e-post till mottagare som är flexite-användare. Enbart tillgänglig för e-post av typen Meddelande (13).
%start_portal_link	Inloggning till flexitePortal Öppna den URL som angivits för flexitePortal ( flexitePortal). Enbart tillgänglig för e-post av typen Meddelande till kopplad Identitet (14).

Intern eller extern länk

Genererade länkar baseras på den eller de URL:er som angivits under Webbinställningar (se avsnitt Länkar). Huruvida intern eller extern länk skapas beror på om mottagaradressen matchar domäninställningarna under E-posthantering (se avsnitt Övrigt).

Intern länk skapas för följande mottagare:

• Intern flexite-användare med intern e-postadress.

• Extern användare, utan flexite-konto, med intern e-postadress.

Extern länk skapas för följande mottagare:

• Intern flexite-användare med extern e-postadress.

• Extern användare, utan flexite-konto, med extern adress.

Undantag

För e-post av typen Meddelande (13) finns möjligheten att använda makron som enbart genererar länkar för en viss typ av mottagare; %work_link_user, %view_link_nouser, %resp_link_user. Se föregående tabell för information.

Makro "%smart_work_link"

Makrot %smart_work_link bygger på %work_link, men är adaptivt och genererar olika länkar beroende på rådande omständigheter. Detta gör det möjligt att använda samma makro för flera scenarion.

Makrot är framtaget för att användas tillsammans med inställningen Aktivera länken "Arbeta med ärende" för standard e-post samt användning av alla makron i e-post, eftersom detta medför att makrot kan generera flera olika länktyper. För information om kontroll av länkar i e-post, se avsnitt Aktivera länkar i e-post och tillåt åtkomst via länkar.

Länken "Arbeta med ärende" aktiv

Med inställningen Aktivera länken "Arbeta med ärende" för standard e-post samt användning av alla makron i e-post aktiverad genererar makrot följande länkar:

Mottagaren är en intern användare

• För samtliga e-posttyper fungerar länken på samma vis som %work_link.

Mottagaren är en extern användare utan flexite-konto

• Om det är e-post för ansvar (via feedbackmottagarkomponent) fungerar länken på ett av två sätt:

  • Om e-postadressens domän matchar domän angiven i Interna e-postserver domäner (se avsnitt Övrigt) fungerar länken på samma vis som %work_link.

  • Om e-postadressens domän INTE matchar domän angiven i Interna e-postserver domäner fungerar länken på samma vis som %resp_link.

• Om det är e-post för Meddelande (e-posttyp 13) fungerar länken på ett av två sätt:

  • Om mottagaren bemannar ansvarig roll fungerar länken som %resp_link.

  • Om mottagaren INTE bemannar ansvarig roll fungerar länken som %view_link.

• För övriga e-posttyper och scenarion fungerar länken som %view_link.

Länken för detaljvy aktiv

Med enbart länken för detaljvy (Aktivera länk för detaljvy för standard e-post samt användning av makro för detaljvy i e-post) aktiv genererar makrot följande länkar:

Mottagaren är en intern användare

• För samtliga e-posttyper fungerar länken på samma vis som %view_link.

Mottagaren är en extern användare utan flexite-konto

• Om det är e-post för ansvar (via feedbackmottagarkomponent) genererar makrot ingen länk.

• Om det är e-post för Meddelande (e-posttyp 13) fungerar länken på samma vis som %view_link.

Länken för åtgärdsformulär aktiv

Med enbart länken för åtgärdsformulär (Aktivera länk för åtgärdsformulär för standard e-post samt användning av makro för åtgärdsformulär i e-post) aktiv genererar makrot följande länkar:

Mottagaren är en intern användare

• För samtliga e-posttyper genererar makrot ingen länk.

Mottagaren är en extern användare

• Om det är e-post för ansvar (via feedbackmottagarkomponent) fungerar länken på samma vis som %resp_link.

• Om det är e-post för Meddelande (e-posttyp 13) genererar makrot ingen länk.

Makro "%view_link_<ActivityID>"

Makrot %view_link_<ActivityID> skapar en länk till en detaljvy som är begränsad till att enbart visa information från angivna aktiviteter. Flera aktivitets-ID kan anges, separerade med kommatecken. En förteckning över aktiviteter och tillhörande ID:n går att se under *Processdesigner > *Flöde > Aktiviteter (se avsnitt Aktiviteter).

Detta förfarande kan till exempel nyttjas i en process där det under flödets gång krävs en eller flera återkopplingar till, eller kompletteringar från, rapportören. Även om rapportören ska ha tillgång till all information när ärendet är avslutat, så är det inte nödvändigtvis effektivt att presentera det i varje steg under arbetets gång.

I detta fall är det möjligt att nyttja %view_link_<ActivityID> för att under arbetets gång begränsa den information som visas, och slutligen nyttja %view_link för att visa all information (baserat på rättigheter) när ärendet är avslutat. På detta vis kan synlighet av aktiviteter skräddarsys per aktivitet och roll utöver rättigheter.

Notera att synlighet av aktiviteter i första hand bestäms av rättigheter, och i andra hand av detta makro. Makrot kan inte visa en aktivitet som användaren inte har rättighet till.

Exempel

• En process har en kompletteringsaktivitet (Komplettera) där rapportören åter är ansvarig och ombeds mata in ytterligare information gällande ärendet.

• Denna kompletteringsaktivitet föregås av aktiviteterna Registrera, Bereda och Analysera.

• För att rapportören ska kunna utföra sin komplettering behöver denne enbart se den information som finns i aktiviteterna Registrera och Analysera utöver Komplettera.

• Under Processdesigner > Flöde > Aktiviteter finns en förteckning över samtliga aktiviteter och dess tillhörande ID:n. I detta exempel ger den oss följande ID:n:

  • Registrera = 744

  • Analysera = 740

  • Komplettera = 855

• Detta resulterar i att makrot i den anpassade e-posten för aktiviteten Komplettera ser ut på följande vis:
  %view_link_744,740,855

Förteckning över aktiviteter och dess ID:n.

Makron för Ämne

Under E-posthantering är det möjligt att nyttja makron vid utformning av Ämne (se avsnitt Ämne).

Makro	Beskrivning
%reg_name	Processnamn.
%reg_date	Registreringsdatum.
%report_nr	Rapportnummer.
%status	Registreringens status.
%activity	Registreringens aktivitet.
%registrar	Ursprunglig rapportör.
%user	Avsändande användare.

Lägg in text från registreringstyp

För e-postmeddelanden av typen Meddelande till ansvarig är det möjligt att hämta information från komponenter i processer. Informationen hämtas från den aktuella registreringen i den aktuella processen.

Först väljs från vilken process som attribut ska visas, och därefter väljs från vilket attribut som information ska hämtas. Det är möjligt att ange flera attribut från flera processer.

Makron för Ämne. Exempel på tillgängliga processer.

Makron för Ämne. Exempel på tillgängliga attribut i en vald process.