Frånvaro och ersättare

I flexite finns en frånvarohantering där en ersättare temporärt tar över ansvaret för en frånvarande användare.

Frånvaro

I samband med att användaren blir frånvarande överförs ansvar för registreringar till den utsedda ersättaren. Ersättaren blir under denna period tilldelad den frånvarande användarens rättigheter och roller.

När frånvaron avslutas och användaren åter är i tjänst förs ansvar för registreringar tillbaka från ersättaren.

Övergångsperiod

I anslutning till frånvaroperioden finns möjligt att lägga in en inledande övergångsperiod, där den blivande frånvarande användaren och dennes ersättare delar på ansvaret för registreringar. Detta möjliggör som exempel att planera in en inlärningsperiod för ersättaren, där denne kan arbeta sida vid sida med användaren den ska agera ersättare för.

Globala inställningar

Via globala inställningar är det möjligt att exempelvis begränsa det område från vilket en användare får välja ersättare samt maximal längd på frånvaroperiod.

För mer information om globala inställningar för frånvarohantering, se avsnitt Regler för ersättare.

Varianter av ersättartjänsten

Det finns två varianter av ersättartjänsten:

• En standardvariant som hanterar frånvaro globalt för samtliga processer.

• En utökad variant som möjliggör att därutöver hantera frånvaro per enskild process.
  Denna utökade variant kräver tilläggslicens.

Undantag — Assisterande Ansvarig

Rättigheten att agera Assisterande Ansvarig överförs från frånvarande användare till ersättaren.

Ansvar för registreringar som tilldelats via Assisterande Ansvarig (Assisterande ansvarig) överförs däremot INTE mellan frånvarande användare och ersättare.

Ansvar som tilldelats via Assisterande Ansvarig avbryts när en frånvaroperiod startar.

Likaså, om ersättaren enbart tilldelats rättigheten till Assisterande Ansvarig via ersättartjänsten, avbryts ansvar som tilldelats via Assisterande Ansvarig när ersättarperioden avslutas.

Hantering av frånvaro

Det finns två sätt att hantera frånvaro för ett användarkonto i flexite; antingen av en administratör via användarkortet i flexiteCLIENT eller av användaren själv via personliga inställningar i flexiteWEB.

I denna manual går vi igenom hantering via användarkortet i flexiteCLIENT.

För information om hantering i flexiteWEB, se flexiteWEB Manual.

Hantera frånvaro i flexiteCLIENT

Hantering av frånvaro i flexiteCLIENT sköts via användarkortet för den användare som är eller ska bli frånvarande.

För mer information om användare och användarkort, se avsnitt Användare.

Exempel på presentation av frånvaro per process på användarkortet i flexiteCLIENT:

Senaste körning av ersättartjänsten

Frånvarohantering i flexite sköts av ersättartjänsten. Denna tjänst schemaläggs att köras i enlighet med önskad periodicitet i systeminställningarna. Här visas information om när ersättartjänsten kördes senast och när den är schemalagd att köras nästa gång.

Ändringar som utförs gällande frånvaro träder i kraft när ersättartjänsten körs nästa gång.

Översiktstabell

Under fliken frånvaro på användarkortet visas en tabell med aktuell, planerad och historisk frånvaro för användaren:

• Område — Den eller de processer för vilka frånvaron gäller. För de perioder där användaren är frånvarande från samtliga processer visas Alla processer (standard). För processpecifik frånvaro visas maximalt fem processer i överblicken, med möjligheten att klicka på "...och X fler" för att öppna en dialogruta med samtliga processer.

• Frånvaroperiod — Datum för den planerade frånvaroperioden.

• Anledning — Angiven anledning till frånvaroperioden.

• Ersättare — Det användarkonto som angivits som ersättare för frånvaroperioden.

• Status — Status för frånvaroperioden:

  • Frånvarande — Användaren är frånvarande och ersättaren utför användarens arbetsuppgifter. Det är möjligt att avbryta pågående frånvaro med Avbryt.

  • Övergångsperiod — Användaren befinner sig i övergångsperioden av sin frånvaro där ansvaret delas mellan användaren och ersättaren. Det är möjligt att avbryta övergångsperioden, och den efterföljande frånvaron, med Avbryt.

  • Planerad — Frånvaro är planerad men har ännu ej aktiverats.

  • Avslutad — Frånvaroperioden är avslutad.

  • Avbruten — Frånvaroperioden har avbrutits.

  • (aktiveras) — Frånvaroperioden är schemalagd att påbörjas på aktuellt datum, men ersättartjänsten har inte ännu körts och frånvaron har därmed inte aktiverats. Visas som tillägg till status Planerad och Frånvarande.

  • (inaktiveras) — Frånvaroperioden är schemalagd att avslutas, eller har manuellt avbrutits, på aktuellt datum, men ersättartjänsten har inte ännu körts och frånvaron har därmed inte inaktiverats. Visas som tillägg till status Övergångsperiod och Frånvarande.

Administration

Planering och administrering av frånvaroperioder sker via knappraden:

• Uppdatera — Uppdatera vyn för frånvaroperioder. Vyn hämtar aktuell information när användarkortet öppnas och uppdateras därefter manuellt.

• Summering frånvaro — Visa summering av processer där användaren är frånvarande i detta nu. Se kapitel  Summering av aktuell frånvaro.

• Redigera markerad — Redigera markerad frånvaroperiod. Ej tillgänglig för frånvaroperiod som startats via Lämna ansvar nu!. Se kapitel  Redigera befintlig frånvaro.

• Lämna ansvar nu! — Sätt som frånvarande och ange ersättare med start aktuellt datum, utan slutdatum. Se kapitel  Lägg till frånvaro.

• Lägg till ny frånvaro — Lägg till ny frånvaro med start tidigast aktuellt datum. Se kapitel  Lägg till frånvaro.

• Radera markerad — Radera markerad frånvaroperiod. Enbart tillgänglig för perioder med status Planerad, Avslutad eller Avbruten.

Summering av aktuell frånvaro

I översiktsvyn för frånvaro visas samtliga frånvaroperioder; aktiva, planerade såsom avslutade. Via Summering frånvaro är det möjligt att få en snabb överblick samtliga processer där användaren är frånvarande i detta nu.

Exempel på summering av frånvaro per process:

Lägg till frånvaro

En ny frånvaroperiod kan planeras in på två vis:

• Lägg till ny frånvaro — Skapa en ny frånvaroperiod med definierat startdatum och valfritt slutdatum.

• Lämna ansvar nu — Skapa en ny frånvaroperiod med aktuellt datum som startdatum och utan slutdatum. En frånvaroperiod av denna typ kan enbart avbrytas manuellt.

Som standard planeras frånvaro och ersättare globalt för samtliga processer, men med tilläggslicens är det möjligt att ange frånvaro och ersättare per process. Detta öppnar upp för att exempelvis planera en frånvaroperiod med individuella ersättare per process.

Gränssnittet för att lägga till frånvaro ser ut på följande vis för global frånvaro respektive frånvaro per process:

• Process — Ange för vilka specifika processer som användaren ska vara frånvarande under perioden. Alla processer betyder att frånvaroperioden appliceras på samtliga processer.
  Listan innehåller samtliga processer där användaren har tilldelats rättigheter. Processer där användaren inte bemannar någon roll markeras med (Ingen rollbemanning).
  Enbart tillgänglig för processpecifik frånvaro.

• Från datum — Ange startdatum för frånvaroperioden.
  Ej tillgänglig för Lämna ansvar nu.

• Till datum — Ange slutdatum för perioden. Maximal längd för planerad frånvaro bestäms av globala inställningar ( Regler för ersättare). Kan lämnas tom för frånvaroperioder som på förhand ej kan tidsbegränsas.
  Ej tillgänglig för Lämna ansvar nu.

• Övergångsperiod från datum — Ange startdatum för övergångsperioden. Valfritt fält.
  Ej tillgänglig för Lämna ansvar nu.

• Frånvaro anledning — Ange anledning till frånvaroperioden. Huruvida detta fält är obligatoriskt eller ej bestäms av globala inställningar ( Regler för ersättare).

• Ersättare — Ange den användare som ska agera ersättare och överta ansvaret under frånvaroperioden.

• Omdirigering till ersättare

  • Omdirigera alla aktiva registreringar — Omdirigera samtliga registreringar under användarens ansvar till ersättaren.

  • Omdirigera enbart ej accepterade registreringar — Omdirigera enbart registreringar som användaren ej redan accepterat till ersättaren.

Exempel: Frånvaroplanering med processpecifik frånvaro

Med processpecifik frånvaro är det möjligt att ange individuella ersättare per process under en och samma frånvaroperiod, alternativt ange ersättare för enbart utvalda processer medan ansvaret behålls i andra.

Scenario

I detta exempel är det en användare som kommer vara frånvarande mellan 2025-12-22 och 2026-01-09. Upplägget med processer och ersättare ser ut som följer:

• Process: Avvikelse DEMO

  • Ersättare: Ronja Rapportör

  • Övergångsperiod: 2025-12-15

• Process: Vardavvikelse DEMO

  • Ersättare: Roland Rapportör

  • Övergångsperiod: 2025-12-17

Tillvägagångssätt

1. Planera frånvaro för Avvikelse DEMO:

   1. Lägg till ny frånvaro och ange Avvikelse DEMO som Process.

   2. Ange Från datum 2025-12-22 samt Till datum 2026-01-09.

   3. Ange Övergångsperiod 2025-12-15.

   4. Ange Ersättare Ronja Rapportör och omdirigera alla aktiva registreringar.

2. Planera frånvaro för Vardavvikelse DEMO:

   1. Lägg till ny frånvaro och ange Vardavvikelse DEMO som Process.

   2. Ange Från datum 2025-12-22 samt Till datum 2026-01-09.

   3. Ange Övergångsperiod 2025-12-17.

   4. Ange Ersättare Roland Rapportör och omdirigera alla aktiva registreringar.

Detta resulterar i att för samma frånvaroperiod, 2025-12-22 till och med 2026-01-09, är det olika ersättare för de två processerna Avvikelse DEMO samt Vardavvikelse DEMO:

Redigera befintlig frånvaro

Det är möjligt att redigera pågående, planerade och avslutade frånvaroperioder. Vilka parametrar som kan redigeras varierar beroende på status och typ av frånvaro:

• Status: Frånvarande — För en pågående, planerad, frånvaro kan Till datum redigeras. Frånvaroperioder som skapats med Lämna ansvar nu! kan inte redigeras.

• Status: Övergångsperiod — För en planerad frånvaro där övergångsperioden har påbörjats är det möjligt att redigera Från datum och Till datum för själva frånvaroperioden.

• Status: Planerad — För en planerad framtida frånvaro kan samtliga parametrar redigeras.

• Status: Avslutad — För en avslutad frånvaro kan samtliga parametrar redigeras.

För information om de olika parametrarna, se avsnitt Lägg till frånvaro.

Gränssnittet för att redigera frånvaro ser ut på följande vis för global frånvaro respektive frånvaro per process:

Överlappande frånvaroperioder

Det är möjligt att skapa överlappande frånvaroperioder för en och samma användare. Detta eftersom perioder skapade med Lämna ansvar nu hanteras separat från planerad frånvaro. I dessa fall är det ersättaren för den planerade perioden som övertar ansvaret under den planerade perioden, varefter ansvaret återgår till ersättaren för perioden skapad med Lämna ansvar nu.

Exempel

User01 har en planerad frånvaro från 2020-02-17 till 2020-02-23, med en övergångsperiod som startar 2020-02-10, och med Sub01 som ersättare.

User01 insjuknar 2020-02-03 och ersätts då med Sub02 via Lämna ansvar nu!.

2020-02-03	2020-02-10	2020-02-17	2020-02-24
Sub02 ansvarig. (Lämna ansvar nu)	Sub02, Sub01 gemensamt ansvariga. (Övergångsperiod)	Sub01 ansvarig. (Planerad frånvaro)	Sub02 ansvarig. (Lämna ansvar nu)

• 2020-02-03 — Sub02 övertar ansvaret från User01 i och med Lämna ansvar nu.

• 2020-02-10 — Sub02 och Sub01 delar på ansvaret under övergångsperioden. Detta eftersom Sub02 redan agerar ersättare User01, och därmed övertagit ansvaret.

• 2020-02-17 — Sub01 övertar ansvaret från Sub02 när den planerade frånvaron påbörjas.

• 2020-02-24 — Sub02 återtar ansvaret från Sub01 när den planerade frånvaron avslutas eftersom frånvaroperioden som startats med Lämna ansvar nu fortlöper. Denna period pågår tills dess att den manuellt avbryts.

Frånvaro i flera led

Utöver att utse ersättare för frånvarande användare är det även möjligt att utse ersättare för ersättare, i de fall en ersättare i sin tur blir frånvarande. Allt ansvar och alla rättigheter övertas då utav ersättarens ersättare, inkluderat ansvar från ersättartjänsten.

Exempel

User01 blir frånvarande 2020-03-02, och Sub01 agerar ersättare.

Sub01 planerar in en frånvaro från 2020-03-16 till 2020-03-29, med en övergångsperiod som startar 2020-03-09, och med Sub02 som ersättare.

User01 avslutar sin frånvaro 2020-03-23.

2020-03-02	2020-03-09	2020-03-16	2020-03-23	2020-03-30
Sub01 ansvarig för User01. (User01 frånvaro startar)	Sub01, Sub02 gemensamt ansvariga för Sub01 och User01. (Sub01 övergångsperiod startar)	Sub02 ansvarig för Sub01 och User01. (Sub01 frånvaro startar)	User01 återtar eget ansvar. Sub02 ansvarig för Sub01. (User01 frånvaro avslutas)	Sub01 återtar eget ansvar. (Sub01 frånvaro avslutas)

• 2020-03-02 — Sub01 övertar ansvaret från User01.

• 2020-03-09 — Sub01 och Sub02 delar på det totala ansvaret för Sub01 under övergångsperioden, inkluderat ansvaret för User01.

• 2020-03-16 — Sub02 övertar det totala ansvaret från Sub01, inkluderat ansvaret för User01.

• 2020-03-23 — User01 avslutar sin frånvaro och återtar sitt eget ansvar från Sub02. Sub02 fortsätter att vara ansvarig för Sub01.

• 2020-03-30 — Sub01 avslutar sin frånvaro och återtar sitt eget ansvar från Sub02.

Hantering av överskriden maxtid för frånvaro

Det är möjligt att ange en maxgräns för frånvaroperioder i de globala inställningarna för ersättarhanteringen; Regler för ersättare.

Utöver att påverka den maximala tillåtna tiden för en frånvaroperiod med ett planerat slutdatum så skickas det även ut notifikationer när en frånvaroperiod utan fastställt slutdatum överskrider den angivna maxtiden. Dessa notifikationer skickas i form av e-postmeddelanden till den frånvarande användaren, den ersättande användaren samt till eventuella målvaktsroller i de processer där användaren är frånvarande.

Exempel

I detta exempel har vi två användare vars aktuella frånvarotid överskridit den angivna maxgränsen på 60 dagar:

• Albin Användare är satt som frånvarande i processerna Process 001, Process 002 och Process 003 med Anders Användare som ersättare. Albins frånvaroperiod startade 2023-12-01.

• Ada Användare är satt som frånvarande i processen Process 001 med Agneta Användare som ersättare. Adas frånvaroperiod startade 2023-12-12.

Notifikation till frånvarande användare

Följande e-postmeddelande skickas till den frånvarande användaren Albin Användare:

Notifikation till ersättare

Följande e-postmeddelande skickas till Albin Användares ersättare; Anders Användare:

Notifikation till målvakt

Följande e-postmeddelande skickas till målvakten i processerna Process 001, Process 002 och Process 003:

Presentation av ersättare vid val av ansvarig

När en användare är frånvarande med en tillsatt ersättare presenteras detta i gränssnittet där ansvarig användare ska väljas. Exempel på situationer av detta slag är val av mottagande användare vid omdirigering samt val av användare i komponenten Rättighetslista.

För en användare som är frånvarande med en tillsatt ersättare visas både den frånvarande användaren och dess ersättare som individuellt valbara. I det fall den frånvarande användaren väljs visar värdet i komponenten att ansvar kommer att tilldelas ersättaren för den valda användaren.

Samma information visas i det fall den tillsatta ersättaren saknar egna rättigheter till den aktuella rollen och denne väljs direkt. Detta eftersom det ansvar som tilldelas ersättaren kommer att överföras tillbaka till den frånvarande användaren när frånvaron avslutas.

Exempel

I vårt exempel är Albin Användare frånvarande med Anders Användare utsedd som ersättare.

Anders har enbart rättigheter till aktuell ansvarig roll från sin position som ersättare för Albin.

I detta exempel tittar vi på komponenten Rättighetslista som möjliggör att i formulär välja ansvariga användare för kommande aktiviteter.

Komponent på formulär

I komponenten på formuläret är både Albin och Anders tillgängliga för val. Oavsett vilken av dessa som väljs så visar värdet i komponenten att Anders tilldelats ansvar på grund av att denne är ersättare för Albin.

Detaljvy

I detaljvyn för registreringen visar värdet för komponenten att Anders tilldelats ansvar på grund av denne är ersättare för Albin.

E-post

I e-post för registreringen visar värdet för komponenten enbart den användare som tilldelats det faktiska ansvaret.

Presentation av frånvaro i flexiteCLIENT

I flexiteCLIENT visas på många ställen en indikator på användare med pågående frånvaro.

Användare > Avdelningsvy

I avdelningsvyn i användarapplikationen presenteras information om pågående frånvaroperioder för användare. I det fall en användare har en aktuell frånvaroperiod presenteras datum, ersättare samt orsak. I det fall en användare har flera frånvaroperioder presenteras inga detaljer.

Övriga vyer

På övriga ställen i flexiteCLIENT presenteras pågående frånvaroperioder mer kompakt. I det fall en användare har en aktuell frånvaroperiod presenteras datum. I det fall en användare har flera frånvaroperioder presenteras inga detaljer.