E-postmeddelanden

Administrera processpecifika inställningar för hantering av e-post.

E-post

Administrera inställningar för e-postmeddelanden som skickas från processen.

Processdesigner > E-postmeddelanden > E-post.

Skicka alarmmeddelande (e-post)

Detta är den generella inställningen för huruvida alarmmeddelanden skall skickas eller inte. Är denna inaktiverad skickas inga e-postmeddelanden med varningar och alarm, oavsett vilka övriga inställningar som gjorts i processen.

Bifoga rapport(er) till e-post

Möjliggör att bifoga rapporter som filer till utgående e-post om registreringar. För information om rapporter, se avsnitt Rapporter.

Notera att denna inställning inte påverkar rapporter som bifogas till e-post utav komponenten Rapportmottagare (Rapportmottagare).

Aktivera länkar till filer i standard e-post och länkar till filer via makros i anpassad e-post

Ange huruvida makron för filkomponenter i anpassade e-postmallar ska generera länkar i nya e-postmeddelanden samt huruvida det ska vara tillåtet att nå filer via direktlänkar i befintliga e-postmeddelanden. Notera att filer bifogade till Meddelanden även kontrolleras av ytterligare processinställningar; Meddelandeinnehåll.

Aktiverad
- För komponenterna Fil och Fillista kan makron nyttjas för att skapa direktlänkar till filer i Anpassad e-post. Standard e-post stödjer inte länkar för filkomponenter och visar därmed enbart filnamn.
- För filer som bifogats till Meddelande samt via Åtgärdafunktionen skapas direktlänkar i Standard e-post. Anpassad e-post stödjer inte länkar för dessa typer av attribut.
- I befintliga e-postmeddelanden tillåts åtkomst till filer via direktlänkar. Vilka filer som är tillgängliga styrs individuellt av varje mottagares rättigheter.
Inaktiverad
- För komponenterna Fil och Fillista kan makron enbart visa filnamn för filer i Anpassad e-post. Likaså visar Standard e-post enbart filnamn.
- För filer som bifogats till Meddelande samt via Åtgärdafunktionen visas enbart filnamn i Standard e-post. Anpassad e-post stödjer inte länkar för dessa typer av attribut.
- I befintliga e-postmeddelanden blockeras åtkomst till filer via direktlänkar.

Bifoga filer till intern/extern e-post

Möjliggör att bifoga faktiska filer i e-postmeddelanden som skickas till interna (Bifoga filer till intern e-post) respektive externa (Bifoga filer till extern e-post) mottagare. Huruvida filer ska bifogas eller ej anges per Roll och Aktivitet i Anpassad e-post (Anpassad e-post).

Huruvida en mottagare är intern eller extern identifieras utav mottagarens e-postadress, där en e-postadress som matchar angivna interna domännamn bedöms som intern.

Denna inställning kräver att interna domännamn konfigurerats under globala inställningar (se avsnitt Övrigt).

Filer i e-post och rättigheter

Tillgänglighet av filer i e-postmeddelanden kontrolleras utöver processkonfiguration även av användarrättigheter. Dessa rättigheter fungerar i kombination med processinställningar, där den mest restriktiva konfigurationen har företräde.

Detta betyder att om antingen rättigheter eller process är konfigurerad att inte bifoga faktiska filer, så är detta vad som kommer att ske.

Följande rättigheter kontrollerar filer i e-postmeddelanden:

Filer i filkomponenter — Vilka filkomponenter som är tillgängliga kontrolleras av rättigheter för synliga attribut i e-post (E-post).
Filer bifogade från Åtgärda-funktionen — Kräver att mottagaren har rättighet att se detaljvy-fliken Bifogade filer (Synliga tabflikar) samt har rättighet få filer från Åtgärda-funktionen bifogade i e-post (E-post).
Filer bifogade till Meddelande — Kräver att mottagaren har rättighet att få filer från aktuellt Meddelande bifogade i e-post (E-post). För interna mottagare kan även rättigheten Ersätt meddelandetext med länk (Meddelande) påverka huruvida filer bifogas eller ej, beroende på process- och e-postkonfiguration.

Global inställning för att alltid bifoga filer i e-post

Det finns en global inställning där det är möjligt att ange e-postmottagare som alltid ska få filer bifogade i e-postmeddelanden. För dessa mottagare ignoreras dessa processinställningar samt rättigheter för bifogade filer i e-post.

För mer information om denna globala inställning, se Övrigt.

Aktivera länkar i e-post och tillåt åtkomst via länkar

Aktivera generering av direktlänkar för ärendehantering i e-post som skickas från flexite samt tillåt åtkomst från länkar för ärendehantering i befintlig e-post som skickats från flexite. Vilka länkar som genereras och tillåts styrs av individuella inställningar för de olika länktyperna. Samtliga länkar kräver inloggning för åtkomst till innehåll i flexite.

Aktiverad
- Generera direktlänkar för aktiverade individuella länktyper i e-post som skickas från flexite.
- Tillåt åtkomst via direktlänkar för aktiverade individuella länktyper i befintlig e-post som skickats från flexite. Det är även möjligt att tillåta åtkomst från samtliga länkar i befintlig e-post, oavsett inställningar för individuella länktyper.
Inaktiverad
- Generera inte direktlänkar i e-post som skickas från flexite.
- Tillåt ej åtkomst via direktlänkar i befintlig e-post som skickats från flexite.

Inställningar för individuella länktyper

Aktivera länken "Arbeta med ärende" för standard e-post samt användning av alla makron för länkar i e-post — Placera länken "Arbeta med ärende" i standard e-post, från vilken användaren hamnar i en isolerad detaljvy över ärendet, komplett med verktygsfält. Aktivera nyttjande av samtliga makron för länkar i e-post. Tillåt åtkomst via länken "Arbeta med ärende" och samtliga makro-länkar i befintlig e-post som skickats från flexite.
Aktivera länk för detaljvy för standard e-post samt användning av makro för detaljvy i e-post — Placera länk till en avskalad detaljerad vy i standard e-post. Aktivera nyttjande av makron för länkar till detaljvy i e-post. Tillåt åtkomst via länkar till detaljvy i befintlig e-post som skickats från flexite.
Aktivera länk för åtgärdsformulär för standard e-post samt användning av makro för åtgärdsformulär i e-post — I standard e-post till ansvarig, placera länk som tar användaren direkt till korrekt formulär för aktiviteten. Aktivera nyttjande av makron för länkar till åtgärdsformulär i e-post. Tillåt åtkomst via länkar till åtgärdsformulär i befintlig e-post som skickats från flexite.
Aktivera länk för omdirigering för standard e-post — I standard e-post till ansvarig, placera länk till funktionen Omdirigera. Tillåt åtkomst via länk till omdirigering i befintlig e-post som skickats från flexite.
Aktivera länk för meddelande i standard e-post samt användning av makro för meddelande i e-post — I standard e-post till användare som har rättighet att skicka meddelande, placera länk till funktionen Meddelande, från vilken användaren kan komponera och skicka meddelande. Aktivera nyttjande av makron för länkar till meddelande-funktionen i e-post. Tillåt åtkomst via länkar till meddelande-funktionen i befintlig e-post skickad från flexite.
- Aktivera länk för meddelande i e-post till externa mottagare — Placera länk till meddelande-funktionen i e-postmeddelanden som skickas till externa mottagare. Detta gäller dels meddelanden, men också meddelande skickade för kännedom, feedback via feedbackmottagare och externa mottagare vid registrering.
Tillåt åtkomst från alla tidigare genererade länkar i e-post**** — Tillåt åtkomst via samtliga länkar i befintlig e-post som skickats från flexite, oavsett inställningar för individuella länktyper. Denna funktion är framtagen för att användas vid inaktivering av länktyper, för att tillfälligt fortsätta tillåta åtkomst via den inaktiverade länktypen i befintlig e-post utan att generera länkar i ny e-post.

Utöka E-ID-autentisering till länkar relaterade till E-ID-roller

Aktivera för att utöka autentisering med E-ID till direktlänkar i e-post som inte är direkt kopplade mot E-ID, men där mottagaren bemannar en annan roll i processen som är kopplad mot E-ID. Om användaren inte bemannar någon roll med koppling mot E-ID tas E-ID-inställningar från användarrättigheter (kapitel Länkar i e-post).

Inaktivera för att nyttja autentisering med E-ID enbart för ansvarslänkar och enbart för roller kopplade mot E-ID. Inställningar för E-ID i användarrättigheter ignoreras.

Aktiv

Länk med Roll-ID — Exempelvis e-post för ansvar och återkoppling efter kvittering. Ta inställningar för E-ID från roll.
Länk utan Roll-ID — Exempelvis e-post för information och Meddelande.
- E-post till intern mottagare
  - Om användaren bemannar en roll, oavsett aktivitet, som är kopplad mot E-ID, autentisera med E-ID.
  - Annars, använd aktuell användares rättighetsinställningar.
- E-post till extern mottagare
  - Om mottagarens e-postadress finns registrerad i en feedbackmottagarkomponent som används för individualisering av en roll, oavsett aktivitet, som är kopplad mot E-ID, autentisera med E-ID.
  - Annars, använd processanvändarens rättighetsinställningar. För information om processanvändare, se avsnitt Ta rättigheter för synliga attribut i externa e-postmeddelanden från.

Inaktiv

E-post till intern mottagare — Inloggning enligt processinställningar.
E-post till extern mottagare — Inloggning med pinkod.
Ansvarslänk, oavsett mottagare — Ta inställningar för E-ID från roll. Om roll saknar koppling mot E-ID, hantera som andra länkar.

Giltighetstid länkar

Ange giltighetstid i antal dagar för länkar i e-postmeddelanden samt flexiteWEB. För länkar i e-post räknas tiden från det att e-postmeddelandet (och därmed länken) skapas. För länkar i flexiteWEB räknas tiden från kvittering av ärende på aktuell aktivitet. När giltighetstiden löpt ut blockeras åtkomst via länken.

Tillåtna värden är 1 till och med 4000. Standardvärde är 999.

Länktyper i e-postmeddelanden med giltighetstid

Arbeta med ärende
Detaljvy
Åtgärdsformulär
Omdirigering
Meddelande
Uppgift
Direktlänk till fil

Länktyper i flexiteWEB med giltighetstid

Länk som skapas med makrot %%%URL_SSO_RESPONSIBILITY_LINK i Strängkomponent (Sträng). Kan åsidosättas med inställning på komponentnivå.
Direktlänk till fil i Strängkomponent (Ta värde från). Kan åsidosättas med inställning på komponentnivå.
Länk till detaljvy i XML för roller av typen informationsmottagare som bemannas av Icke person db-link.

Autentisering av externa användare

Externa användare som saknar konto i flexite måste alltid autentisera sig för att åt systemet via länk i e-post.

Som standard skickas en tillfällig PIN-kod till den externa användaren när denne klickar på en länk till flexite. För att logga in i flexiteWEB används mottagarens e-postadress som användarnamn och PIN-koden som lösenord. Denna PIN-kod är giltig i 10 minuter och kan skickas via e-post eller SMS baserat på konfiguration av den aktuella Feedbackmottagarkomponenten (Feedbackmottagare).

Det är möjligt att istället för PIN-kod nyttja e-legitimation för autentisering. För information om hur detta konfigureras, se avsnitt Extern åtkomst — e-legitimation.

Meddelandeinnehåll

Ange hur information från Meddelanden ska hanteras i e-post för Meddelanden.

Hanterandet av filer från Meddelanden är beroende av inställningar för filer i e-postmeddelanden; Aktivera länkar till filer i standard e-post och länkar till filer via makros i anpassad e-post.

Visa meddelandeinnehåll och filer enligt rättighetsinställningar. Ersätt med länk till innehållet vid extern mottagare — För meddelanden som skickas till flexite-användare visas den information som användaren har rätt att se enligt rättighetsinställningar.
För meddelanden som skickas till manuellt angivna e-postadresser visas ämnesraden från meddelandet medan övrigt innehåll, inkluderat filer, ersätts med en länk med en tillfällig inloggning för att se information.
Ersätt meddelandeinnehåll och filer med länk till innehåll. Visa meddelandeinnehåll för externa e-postdomäner — För meddelanden som skickas till flexite-användare samt manuellt angivna e-postadresser som matchar interna e-postdomäner visas ämnesraden från meddelandet medan övrigt innehåll, inkluderat filer, ersätts med länk till meddelandet.
För meddelanden som skickas till manuellt angivna e-postadresser som INTE matchar interna e-postdomäner visas meddelandeinnehåll samt filer.
För information om interna e-postdomäner, se avsnitt Övrigt.
Ersätt alltid meddelandeinnehåll och filer med en länk till innehållet — Meddelandeinnehåll och filer ersätts med länk för både interna och externa mottagare. Externa mottagare loggar in med tillfällig inloggning.

Exempel där meddelandeinnehåll ersatts med länk till innehåll.

Meddelandeinnehåll och rättigheter

Tillgänglighet av filer från meddelanden i e-postmeddelanden kontrolleras utöver processkonfiguration även av användarrättigheter. Detsamma gäller möjligheten att ersätta meddelandeinnehåll med länk.

Dessa rättigheter fungerar i kombination med processinställningar, där den mest restriktiva konfigurationen har företräde.

Detta betyder att om antingen rättigheter eller process är konfigurerad att inte bifoga faktiska filer från meddelanden, så är detta vad som kommer att ske.

Detsamma gäller för möjligheten att ersätta meddelandeinnehåll med länk, om antingen rättigheter eller process är konfigurerad att ersätta meddelandeinnehåll så är detta vad som kommer att ske.

För information om rättigheter för filer i e-postmeddelanden, se avsnitt E-post.

För information om rättigheter för meddelanden, se avsnitt Meddelande.

Inkludera följande text i e-postmeddelandet till den ansvarige

I det fall man vill förtydliga meddelandet till den ansvarige kan man här inkludera text till den ansvarige. Det är möjligt att nyttja makron genom att klicka på brev-symbolen:

Exempel på e-post skickad till ansvarig.

Ta rättigheter för synliga attribut i externa e-postmeddelanden från

Fullständigt namn:

Ta rättigheter för synliga attribut i externa e-postmeddelanden från:
Koppla registreringar som kvitteras av roll individualiserad från feedbackmottagarkomponenten till:

Detta användarkonto anger vilka attribut som ska vara synliga för följande:

E-postmeddelande till extern mottagare.
Rapport från komponenten Rapportmottagare.

Denna användare kallas ibland även Processanvändare.

E-postmeddelande till extern mottagare

Det angivna användarkontot anger rättigheter för innehåll i e-postmeddelanden som skickas till externa mottagare som saknar eget användarkonto i flexite. Detta gör att det i detalj går att styra vilka attribut som skall vara synliga i dessa e-postmeddelanden. Rättigheterna dikterar även tillgänglighet av funktioner och attribut i detaljvyn som öppnas från länk i e-postmeddelanden som skickas till externa användare.

Som standard kopplas komponenten Feedbackmottagare till detta användarkonto, med möjligheten att ange ett specifikt konto lokalt på komponenten.

I det fall ett specifikt konto inte anges lokalt på komponenten är det till detta användarkonto som registreringar kvitterade av roll individualiserad som feedbackmottagarkomponent kopplas till.

För information om komponenten Feedbackmottagare, se avsnitt Feedbackmottagare.

För information om individualisering av roller, se avsnitt Individualisering.

E-posttyper

Denna inställning anger synliga attribut för följande typer av e-post:

E-post som skickas till extern e-postadress angiven i komponenten Rapportmottagare (Rapportmottagare) (e-posttyp 1001).
E-post som skickas till extern e-postadress angiven i komponenten Feedbackmottagare (Feedbackmottagare).
Detta är möjligt att skräddarsy genom att ange en specifik användare lokalt på komponenten i fråga.
E-post av typen Meddelande (e-posttyp 13) som skickas till extern mottagare.
E-post av typen För kännedom (e-posttyp 1002) som skickas till extern mottagare.
E-post av typen extern informationsmottagare (e-posttyp 2300, 2301, 2302).

Beräkning av rättigheter för synliga attribut

Vilka attribut som ska vara synliga i e-post, och detaljvy i flexiteWEB öppnad från länk i e-post, bestäms av rättigheter för mottagande användare.

Vid e-post till intern användare
- Ta synliga attribut från intern användare.
Vid e-post till manuellt angiven e-postadress
- Om e-postadressen matchar en adress för intern användare (gäller även e-post av typen Meddelande samt skickade via Feedbackmottagarkomponent):
  - Ta synliga attribut från matchande intern användare.
- Om e-postadressen INTE matchar en adress för intern användare:
  - Ta synliga attribut från Processanvändare, eller användare angiven på aktuell Feedbackmottagarkomponent.

Ta rättigheter från rapportör

Det har i tidigare versioner av flexite varit möjligt att ta rättigheter från rapportör för extern e-post, men detta är inte längre tillåtet. Vid skapandet av en ny process är det således varken tillåtet eller möjligt att ta synliga attribut från rapportör.

I system som uppgraderats från en äldre version, där processer är konfigurerade att ta rättigheter från rapportör, visas en varning vid start av flexiteCLIENT (Rättighetskontroll för synliga attribut i e-post), men befintlig funktionalitet lämnas oförändrad.

Vid redigering av ny eller uppgraderad äldre process är det i båda fallen inte möjligt att ta rättigheter från rapportör.

Komponenten Rapportmottagare

Komponenten Rapportmottagare kan användas för att skicka ett e-postmeddelande med en bifogad rapport vid kvittering av en registrering på en aktivitet.

Det angivna användarkontot anger rättigheter för synliga attribut i den rapport som skapas av denna komponent, oavsett mottagare av rapporten.

För information om rapporter, se avsnitt Rapporter.

För information om Rapportmottagare, se avsnitt Rapportmottagare.

Viktigt

För att komponenten Rapportmottagare ska kunna skapa och bifoga en rapport till ett e-postmeddelande MÅSTE det angivna användarkontot ha rättighet till den aktuella komponenten samt vara medlem i en rättighetsgrupp för vilken den aktuella rapporten tilldelats tillgänglighet.

Anpassad e-post

Administrera inställningar för e-postmeddelanden som skickas från flexite.

Denna e-post är uppdelad i fyra kategorier:

Information/ansvar via e-postadress — E-post som skickas till mottagare vars e-postadress tillhandahålls av dynamisk information i processen.
Ansvar via användare — E-post som skickas till mottagare som bemannar ansvarig roll.
Information till användare — E-post som skickas till mottagare som bemannar rolltyperna Informationsmottagare vid ankomst, Informationsmottagare efter kvittering eller Informationsmottagare vid förfallen. För information om rolltyper, se avsnitt Rolltyp.
Andra e-posttyper — E-post för funktionerna Meddelande, Överblick samt Uppgift.

HTML-mall

En HTML-mall för e-post utgörs av en HTML-fil samt en katalog, Images, innehållandes bilder enligt följande filstruktur:

html-fil.html
[Images]
- 0.png
- 1.png
- 2.png
- ...

Det är rekommenderat att påbörja arbete med ny mall utifrån standardmallen exporterad från flexiteCLIENT.

HTML-filen har stöd för makron för att visa dynamisk information, vilka med fördel kan exporteras till fil direkt från makro-fönstret. Denna exporterade fil innehåller alla tillgängliga makron för processen. För Information/ansvar via e-postadress visar den även vilka attribut som vald användare har rättighet att se.

Rekommendation gällande struktur

Vid import av HTML-mall inkluderas samtliga lokala bildfiler och underkataloger som används i HTML-filen. Dessa filer och kataloger kommer oavsett namn och struktur vid import att döpas om enligt strukturen ovan, och HTML-filen kommer ändras för att återspegla dessa förändringar. Filändelsen, och därmed filformatet, för bildfiler lämnas intakt.

Det är således rekommenderat att följa den existerande namngivningen och filstrukturen för att förenkla arbete med mallar.

I utgående e-post erhåller bilder i HTML-mallen namn enligt följande schema; flexite_img_0.png, flexite_img_1.png, flexite_img_2.png.

Makro

Makron är variabler som hämtar information från attribut i ärendet för att på så sätt visa dynamisk information i utskick. Tillgängliga makron är indelade i fyra huvudkategorier; Statiska attribut, Åtgärdsattribut, Formulärattribut samt URL för länkar.

Exempel på makron från Statiska attribut:

%reg_date — Registreringsdatum för ärendet.
%report_nr — Rapportnummer för ärendet.
%registrar — Ursprunglig rapportör för ärendet.

Vilken information som i slutändan kommer vara synlig för mottagaren dikteras av rättigheter. För att förenkla valet av attribut finns möjligheten att förhandsgranska e-postmeddelanden med rättigheter tagna från en specifik användare.

För en lista över tillgängliga statiska makron, se Appendix B: Makron.

Information/ansvar via e-postadress

Administrera återkoppling till mottagare vars e-postadress ges av dynamisk information i processen.

Normalt används detta för mottagare utanför den interna organisationen och som inte har ett eget konto i flexite. Det är möjligt att skicka återkoppling med standardhantering för återkoppling i flexite, men också möjligt att använda egna, specifikt framtagna HTML-mallar med egen grafisk profil och innehåll.

För att samla in e-postadress för återkoppling i processer används feedbackmottagarkomponenten (se avsnitt Feedbackmottagare). Denna placeras på ett formulär och används sedan vid en eller flera tidpunkter i processen för att skicka återkoppling till personen som äger e-postadressen. Komponenten knyts till en eller flera roller som aktiveras vid en eller flera aktiviteter i processen. För dessa individuella aktiviteter kan individuella e-postinställningar och mallar användas för att spegla den information som hittills finns tillgänglig i processen.

För att ge återkoppling till flera mottagare krävs en feedbackmottagarkomponent per mottagare, i syfte att innehålla mottagarens e-postadress, samt en roll per mottagare.

Översikt

E-postmeddelanden > Anpassad e-post > Information/ansvar via e-postadress.

Innehåll i tabell

Aktivitet/Roll — Listar per aktivitet existerande roller som individualiserats från feedbackmottagarkomponent.
Rolltyp — Angiven rolltyp för enskild roll. För mer information om olika rolltyper se avsnitt Rolltyp.
Komponent — Komponent kopplad till enskild roll. Visas som <auto> om ingen komponent är kopplad till rollen. I detta fall beräknar flexite från vilken komponent som mottagare ska hämtas.
Typ av e-post — Vald inställning för e-postmeddelanden. Möjliga värden är Standard, Standard + text eller Anpassad. För mer information typer se avsnitt Koppla till komponent. I de fall Komponent är satt till <auto> visas även Typ av e-post som <auto>.
Anpassad mall — Den mall som används för e-post. För mer information om mallar se avsnitt HTML-mall.
E-postinställningar — Visar huruvida den använda HTML-mallen är Anpassad eller Standard.

Arbetsgång vid ny process

Den rekommenderade arbetsgången vid tillägg av ny Feedbackmottagarkomponent i ny eller befintlig process ser ut på följande vis:

En Feedbackmottagarkomponent placeras i processen för att fånga in en intern eller extern mottagares e-postadress.
Ansvars- och/eller informationsmottagarroller skapas och konfigureras att individualiseras från feedbackmottagarkomponent.
Rollerna ansluts till en eller flera aktiviteter.
Under E-postmeddelanden > Anpassad e-post > Information/ansvar via e-postadress kopplas de individuella kombinationerna av roll och aktivitet ihop med den skapade Feedbackmottagarkomponenten med funktionen Koppla till komponent. I och med detta ges möjlighet att kopiera e-postinställningarna ifrån den valda komponenten.
Notera att denna koppling sker per unik kombination av roll och aktivitet. Om samma roll är ansluten till flera aktiviteter måste samma koppling utföras individuellt för varje aktivitet.
I egenskapsvyn kan e-postinställningar ändras och innehållet utformas individuellt för varje e-postkategori. Som standard används standardmallen i flexite för respektive roll- och e-posttyp.

Arbetsgång vid befintlig process

Sedan tidigare har det varit möjligt att överlåta till flexite att beräkna till vilken Feedbackmottagarkomponent som en roll ska kopplas vid varje individuellt tillfälle. Flexite beräknar detta utifrån den Feedbackmottagarkomponent som senast lagts till och sparats i processen.

Detta förfarande betecknas med <auto> för Komponent i översiktsvyn.

I det fall en befintlig process nyttjar en eller flera individuellt konfigurerade Feedbackmottagarkomponenter kan de e-postinställningar som angivits lokalt på komponenterna kopieras till rollerna. Det rekommenderade arbetsflödet är som följer:

Gå till E-postmeddelanden > Anpassad e-post > Information/ansvar via e-postadress och koppla önskad kombination av roll och aktivitet till önskad Feedbackmottagarkomponent. Svara OK på frågan att kopiera e-postinställningar från komponenten till rollen.
Notera att denna koppling sker per unik kombination av roll och aktivitet.
Om samma roll ska nyttja både e-postadress och e-postmall från samma Feedbackmottagarkomponent på flera aktiviteter måste kopplingen till samma komponent utföras individuellt för varje aktivitet.
Om en roll ska kopplas att hämta e-postadress från en komponent men använda e-postmall från en annan komponent utförs detta på följande vis:
1. Koppla önskad kombination av roll och aktivitet till den Feedbackmottagarkomponent som innehåller önskad e-postadress. Svara Cancel på frågan att kopiera e-postinställningar från komponenten till rollen.
2. Markera önskad kombination av roll och aktivitet i översiktsvyn och i högerklicksmenyn välj Kopiera e-postinställningar från följt av önskad komponent att kopiera e-postmallar från.
  Samtliga e-postinställningar från den valda komponenten kopieras nu till den valda rollen.
När samtliga önskade Feedbackkomponenter kopplats till roller är det möjligt att hantera eventuella feedbackkomponenter som inte längre behövs enligt rutin.

Vid personligt ansvar och maximal återkoppling utan roll

Rollen Personligt Ansvar är en dold roll i systemet och applicerar på de tillfällen då en användare inte tilldelats ansvar via roll i det normala flödet eller regelverket. Exempel på sådana tillfällen är om ett ärende omdirigerats eller om ansvarig valts vid signering av aktiviteten (se avsnitt Kvittera mellanaktivitet). Denna roll existerar på samtliga mellanaktiviteter.

Maximal återkoppling innebär att processen måste vara konfigurerad för just Maximal återkoppling för att e-posttyperna ska skickas (se avsnitt Återkoppling).

Koppla till komponent

Med Koppla till komponent kopplas den valda kombinationen av roll och aktivitet till en specifik Feedbackmottagarkomponent. Detta betyder att den valda kombinationen av roll och aktivitet alltid kommer att plocka e-postadressen, och därmed bemanningen, från den valda komponenten.

I och med denna koppling flyttas administration av e-postkonfiguration från den valda komponenten till rollen.

Koppling av roll till en komponent utförs genom att högerklicka på rollen och välja Koppla till komponent, alternativt genom att klicka på det gröna pluset i verktygsfältet. Ett fönster visas med möjligheten att välja önskad komponent från en rullgardinsmeny.

Notera att listan över tillgängliga komponenter innehåller komponenter från samtliga aktiviteter i processen. För att en e-postadress ska kunna hämtas från komponenten måste den ha fått ett värde vid en tidigare kvittering.

Denna koppling av roll till komponent gäller enbart för den valda kombinationen av roll och aktivitet. Om samma roll ska kopplas till samma komponent på flera aktiviteter måste denna procedur upprepas för varje aktivitet.

Kopiera inställningar för e-post

När en roll kopplas till en specifik Feedbackmottagarkomponent ges möjligheten att kopiera e-postinställningar från den valda komponenten till den aktuella rollen.

Koppla till komponent. Dialogruta med valmöjlighet att kopiera e-postinställningar från vald komponent.

Kopiera — Koppla vald kombination av roll och aktivitet till vald komponent och kopiera följande inställningar från komponent till aktuell kombination av roll och aktivitet:
- Generell utformning av e-postinnehåll — Inställningarna Använd fördefinierade e-postmeddelanden, Använd fördefinierade e-postmeddelanden med inledande text alternativt Använd anpassat e-postmeddelande från mall.
- Ämne
- Avsändare
- HTML-mall
- Inställningar för bifogade filer
Behåll — Koppla vald kombination av roll och aktivitet till vald komponent men behåll befintlig e-postkonfiguration på den aktuella kombinationen av roll och aktivitet. Eventuella HTML-mallar på komponenten behålls intakta men används ej.

Notera att de lokala inställningarna på komponenten kvarstår oavsett om de kopieras eller ej. Det är därför möjligt att kopiera inställningarna till en roll, utföra ändringar, och sedan kopiera komponentens originalinställningar igen till en annan roll.

Rättigheter för synliga attribut i e-post

Vilken användare som rättigheter för synliga attribut i e-post ska hämtas från fortsätter att kontrolleras av inställningar på Feedbackmottagarkomponenten efter att komponenten har kopplats till en roll (Feedbackmottagare).

Kopiera e-postinställningar från

För roller som kopplats till Feedbackmottagarkomponent är det med Kopiera e-postinställningar från möjligt att kopiera e-postinställningar från valfri Feedbackmottagarkomponent och skriva över e-postinställningarna på den valda kombinationen av roll och aktivitet.

För information om vilka inställningar som kopieras, se avsnitt Koppla till komponent.

Egenskaper

Administrera en roll genom att högerklicka på rollen och välja Egenskaper, alternativt markera rollen och klicka på ikonen för Egenskaper i verktygsfältet.

Det finns tre huvudalternativ att välja på gällande utformningen av meddelanden, vilka beskrivs i separata kapitel:

Använd fördefinierade e-postmeddelanden — Visas som "Standard" i översiktsvyn.
Använd fördefinierade e-postmeddelanden med inledande text — Visas som "Standard + Text" i översiktsvyn.
Använd anpassat e-postmeddelande från mall — Visas som "Anpassad" i översiktsvyn.

Funktioner

Samtliga alternativ har tillgång till följande funktioner:

Välj makro

Öppna lista över tillgängliga makron för användning i Ämne, Text eller HTML-mall. Makron som den valda användaren inte har rättighet att se markeras med grått.

Kontrollera att vald användare har rättighet att se information i e-postmeddelande

Kontrollera om användaren som rättigheter hämtas från har rättighet att se innehållet i e-postmeddelande. Om rättigheter saknas visas en lista över påverkade attribut. Denna kontroll inkluderar ej åtkomst till bifogade filer.

Förhandsgranska

Skicka förhandsgranskning av e-postmeddelande för valfritt rapportnummer i processen. Det är möjligt att välja en flexite-användare som mottagare eller manuellt angiven e-postadress. Med e-postadress som mottagare måste även användare specificeras för rättigheter. Förhandsgranskning kräver att systemet är konfigurerat som produktionsdatabas (se avsnitt Länkar).

Följande e-posttyper kan skickas som förhandsgranskning:

Information/Ansvar via e-postadress — 2407 (Återkoppling för mottagare vid ankomst efter skapad)
Ansvar via användare — 2001 (E-post till ansvarig vid uppdatering)
Information till användare — 2100 (Informationsmottagare vid ankomst efter skapad)
Meddelande — 13 (Meddelande)
Överblick — 1009 (Överblick. Påminnelse till ansvarig)

Förhandsgranska

Med Förhandsgranska är det möjligt att skicka ett e-postmeddelande till en användare eller en e-postadress med innehåll enligt aktuell konfiguration. Detta möjliggör att förhandsgranska utformning av e-postinnehåll samt hur användarrättigheter påverkar innehållet.

E-posttypen som skickas som förhandsgranskning för Information/Ansvar via e-postadress är Återkoppling för mottagare vid ankomst efter skapad (2407).

För att förhandsgranskning ska kunna skicka e-post måste systemet vara konfigurerat som produktionsdatabas (se avsnitt Länkar).

Förhandsgranska e-post med användare som mottagare.

Förhandsgranska e-post med e-postadress som mottagare.

Inställningar

Använd information från rapportnummer — Ange rapportnummer från aktuell process från vilken information ska nyttjas för innehåll i e-postmeddelande.
Skicka till — Ange huruvida e-post ska skickas till en användare eller till en manuellt angiven e-postadress.
- Användare — Skicka e-postmeddelande till ett användarkonto i flexite.
- E-postadress — Skicka e-postmeddelande till en manuellt angiven e-postadress.
Användare — Ange ett användarkonto som e-postmeddelandet ska skickas till. Rättigheter för synliga attribut i e-postmeddelandet tas från det valda användarkontot.
Notera att det valda användarkontot måste ha en e-postadress för att e-post ska kunna skickas.
Enbart tillgänglig när Skicka till är satt till Användare.
Som standard anges det användarkonto som är angivet som Ursprunglig Rapportör för den valda registreringen.
Ta rättigheter från användare — Ange användarkonto att ta rättigheter för synliga attribut i e-postmeddelandet ifrån. Enbart tillgänglig när Skicka till är satt till E-postadress.
Som standard anges det användarkonto som är angivet som Ursprunglig Rapportör för den valda registreringen.
E-postadress — Ange en e-postadress som e-postmeddelandet ska skickas till. Rättigheter för synliga attribut tas från ett användarkonto som väljs separat (Ta rättigheter från användare). Enbart tillgänglig när Skicka till är satt till E-postadress.

Använd fördefinierade e-postmeddelanden

Använd flexites standardmall för innehåll i e-postmeddelanden, där innehåll presenteras i samma stil som detaljvyn i flexiteWEB. Detta val indikeras med Standard under Typ av e-post i översikten.

Kontroll över vilka attribut som visas i skickade e-postmeddelanden styrs enbart via rättigheter.

Information/ansvar via e-postadress. Använd fördefinierade e-postmeddelanden.

Inställningar

E-postmeddelandet kommer skapas med rättigheter tagna från — Visar det användarkonto från vilket rättigheter för i innehåll i e-post kommer tas ifrån.
Denna konfiguration kontrolleras av inställningar på den kopplade Feedbackmottagarkomponenten (Feedbackmottagare).
- (process) — Indikerar att rättigheter hämtas från användarkonto angivet på processnivå.
- (komponent) — Indikerar att rättigheter hämtas från användarkonto angivet lokalt på komponenten.
Ämne — Ange inställningar för innehåll i e-postmeddelandets ämnesrad.
- Enligt globala inställningar — Använd den text som är angiven i de globala inställningarna. Se avsnitt Ämne.
- Anpassad — Ange en skräddarsydd text. Denna text har stöd för makron där en lista över tillgängliga makron kan nås genom att klicka på motsvarande ikon.

Använd fördefinierade e-postmeddelanden med inledande text

Använd flexites standardmall för innehåll i e-postmeddelanden, där innehåll presenteras i samma stil som detaljvyn i flexiteWEB, plus en inledande anpassad text med stöd för makron. Detta val visas som Standard + Text under Typ av e-post i översikten.

Kontroll över vilka attribut som visas i skickade e-postmeddelanden styrs enbart via rättigheter.

Information/ansvar via e-postadress. Använd fördefinierade e-postmeddelanden med inledande text.

Inställningar

E-postmeddelandet kommer skapas med rättigheter tagna från — Visar det användarkonto från vilket rättigheter för i innehåll i e-post kommer tas ifrån.
Denna konfiguration kontrolleras av inställningar på den kopplade Feedbackmottagarkomponenten (Feedbackmottagare).
- (process) — Indikerar att rättigheter hämtas från användarkonto angivet på processnivå.
- (komponent) — Indikerar att rättigheter hämtas från användarkonto angivet lokalt på komponenten.
Ämne — Ange inställningar för innehåll i e-postmeddelandets ämnesrad.
- Enligt globala inställningar — Använd den text som är angiven i de globala inställningarna. Se avsnitt Ämne.
- Anpassad — Ange en skräddarsydd text. Denna text har stöd för makron där en lista över tillgängliga makron kan nås genom att klicka på motsvarande ikon.
Text att inkludera i inledningen av e-postmeddelandet — Ange en skräddarsydd text som presenteras överst i e-postmeddelandet. Denna text har stöd för makron där en lista över tillgängliga makron kan nås genom att klicka på motsvarande ikon.

Använd anpassat e-postmeddelande från mall

Använd en anpassad html-mall för innehåll i e-postmeddelanden. Detta val visas som Anpassad under Typ av e-post i översikten.

Vilka attribut som visas i skickade e-postmeddelanden styrs av makron i HTML-mallen i kombination med rättigheter.

Information/ansvar via e-postadress. Använd anpassat e-postmeddelande från mall.

Inställningar

Skicka e-post för e-posttyper — Ange för vilka e-posttyper som e-post ska skickas för vald aktivitet och roll. Som standard skickas e-post för samtliga typer.
E-postmeddelandet kommer skapas med rättigheter tagna från — Visar det användarkonto från vilket rättigheter för i innehåll i e-post kommer tas ifrån.
Denna konfiguration kontrolleras av inställningar på den kopplade Feedbackmottagarkomponenten (Feedbackmottagare).
- (process) — Indikerar att rättigheter hämtas från användarkonto angivet på processnivå.
- (komponent) — Indikerar att rättigheter hämtas från användarkonto angivet lokalt på komponenten.
Ämne — Ange inställningar för innehåll i e-postmeddelandets ämnesrad.
- Enligt globala inställningar — Använd den text som är angiven i de globala inställningarna. Se avsnitt Ämne.
- Anpassad — Ange en skräddarsydd text. Denna text har stöd för makron där en lista över tillgängliga makron kan nås genom att klicka på motsvarande ikon.
Avsändare — Ange inställningar för avsändaren av e-postmeddelandet. Eventuella svar kommer att skickas till den angivna adressen.
- Enligt globala inställningar — Använd den avsändare som är angiven i de globala inställningarna. Se avsnitt Avsändaradress för e-post.
- Anpassad — Ange en skräddarsydd avsändare i form av Avsändarnamn samt E-postadress.
  Notera att en e-postserver kan konfigureras att kräva individuell autentisering för varje enskild avsändaradress som skickar e-post. I detta fall är det enbart de avsändarkonton som är angivna under systeminställningar (Inställningar > Processmotor), med korrekta autentiseringsuppgifter, som tillåts skicka e-post.

HTML mall

Administrera de HTML-mallar som används för e-postmeddelanden. Mallarna är specifika för varje valt systemspråk. Mallen Generell är angiven som standard och använder sig av HTML-mallen email_original_eng.html. Denna mall används för samtliga systemspråk som inte har en egen mall angiven. Konfiguration av HTML-mall för specifika språk sker genom att lägga till önskat språk med plus-knappen. Språket Svenska innehåller en standardmall på svenska medan övriga språk innehåller en standardmall på engelska.

	Lägg till Lägg till HTML-mall för nytt språk. Enbart en e-postmall per språk tillåts.
	Ta bort För markerat språk, ta bort HTML-mall samt ta bort språk från listan. Det är inte möjligt att ta bort standardmallen Generell.
	Importera För markerat språk, importera en anpassad HTML-fil och ersätt den befintliga. Filnamn samt datum för senaste import visas i listan. Språk med anpassad HTML-mall markeras med Anpassad.
	Exportera För markerat språk, exportera markerat befintlig HTML-mall till zip-fil.
	Återgå För markerat språk, återställ HTML-mall till standard. Språk med standardmall markeras med Standard.

DNS-adress för länkar

Använd alltid extern DNS-adress för länkar om extern adress finns konfigurerad — Generera länkar till extern server för samtliga e-postmottagare, även interna. Om Använd separat extern server är inte är aktiverad och konfigurerad i Webbinställningar kommer istället intern adress att användas.
Kräver att åtkomst via Länkar i e-post är aktiverad för Extern server för att länkar till extern server ska vara brukbara.
För information om konfiguration av extern server, se avsnitt Extern server.
För information om interna respektive externa e-postadresser, se avsnitt Övrigt.

Bifogade filer

Ange huruvida filer som bifogats till registreringen ska bifogas till e-postmeddelanden eller ej. Dessa inställningar är enbart tillgängliga om processen konfigurerats att bifoga filer i e-post (se avsnitt Bifoga filer till intern/extern e-post).

I det fall filer inte bifogas kan de ersättas med länk till filen i flexite.

Inkludera bifogade filer från flexiteformulär — Inkludera filer som bifogats ett ärende via komponenter på formulär i e-postmeddelande.
Vilka filer som bifogas bestäms av mottagarens rättigheter för synliga attribut i e-post.
Inkludera bifogade filer från åtgärdafunktionen — Inkludera filer som bifogats ett ärende via Åtgärda-funktionen.
Filer bifogas enbart för de mottagare som har rättighet att få filer från Åtgärda-funktionen bifogade i e-post (E-post) och samtidigt har rättighet att se detaljvy-fliken Bifogade filer (Synliga tabflikar).

Länkar till filer

När filer inte bifogas till e-postmeddelanden kan de istället representeras av länkar till filerna i flexite:

För komponenterna Fil och Fillista kan makron nyttjas för att skapa direktlänkar till filer i Anpassad e-post. Standard e-post stödjer inte länkar för filkomponenter och visar därmed enbart filnamn.
För filer som bifogats via Åtgärdafunktionen skapas direktlänkar i Standard e-post. Anpassad e-post stödjer inte länkar för denna typ av attribut.

Ansvar via användare

Administrera e-postmeddelanden för återkoppling till mottagare i form av användare som bemannar ansvarig roll. För mer information om roller se avsnitt Rolltyp.