Generera detaljvyrapport i filkomponent

flexite har stöd för att vid kvittering av en aktivitet generera och bifoga en rapport av aktuell registrering till en filkomponent. Denna rapportgenerering kan med fördel kombineras med export till ett externt arkiveringssystem för att långtidslagra registreringsinformation.

Rättigheter för vilka attribut som ska inkluderas i rapporten tas från en specificerad användare i filkomponenten. Rapporten kan genereras i filformaten DOCX, HTML eller PDF/A. Formatet PDF/A kräver tilläggslicens.

En filkomponent som konfigureras att bifoga detaljvyrapport vid kvittering skrivskyddas på formuläret, så det rekommenderade förfarandet är att dölja komponenten på formuläret.

För information om filkomponenten, se avsnitt Fil.

Filkomponent konfigurerad att automatiskt bifoga detaljvyrapport i formatet HTML.

Generera rapport i formaten DOCX och HTML

För att bifoga en detaljvyrapport i formaten DOCX och HTML räcker det med att aktivera och konfigurera automatiskt bifogande av detaljvyrapport i komponenten. Detta resulterar i att en detaljvyrapport genereras vid kvittering av den aktivitet som formuläret befinner sig på och bifogas till aktuell filkomponent.

Tillvägagångssätt

Det grundläggande tillvägagångssättet för att aktivera automatisk generering av detaljvyrapport i formaten HTML eller DOCX vid kvittering av aktivitet ser ut på följande vis:

1. Placera en filkomponent på ett formulär.

2. I egenskaperna för filkomponenten:

   1. Aktivera Bifoga automatiskt detaljvyrapport vid signering.

   2. Ange användare att ta rättigheter för synliga attribut ifrån.
      Notera att denna användare MÅSTE ha rättighet till de statiska attributen Rapportnummer och Registreringsdatum, eftersom dessa används vid generering av filnamn.

   3. Ange filtyp HTML eller DOCX.

3. I och med att komponenten skrivskyddas kan det vara en god idé att dölja komponenten på formuläret. Detta uppnås genom att högerklicka på komponenten och välja Visa inte på formulär.

Generera rapport i formatet PDF/A

Generering av detaljvyrapport i formatet PDF/A utförs utav flexite i två steg:

1. Vid kvittering av aktivitet genereras en rapport i krypterat XML-format och bifogas till komponenten.

2. En flexiteDB-link Rolluppgift konverterar därefter XML-filen i komponenten till en PDF/A-fil i samband med export av registreringen till en XML-fil som sparas till disk.

Anledningen till att konverteringen inte hanteras i realtid, som för HTML och DOCX, är att skapandet av ett PDF/A-dokument kan ta allt från ett fåtal sekunder till ett par minuter beroende på antal och storlek på bifogade filer. För att undvika att denna tidsåtgång ska påverka användaren i flexiteWEB så utförs istället konverteringen i bakgrunden.

För information om flexiteDB-link Rolluppgifter, vänligen kontakta Flexite AB.

Tillvägagångssätt

Tillvägagångssättet för att aktivera automatisk generering av detaljvyrapport i formatet PDF/A vid kvittering av aktivitet kan se lite olika ut beroende på konfiguration av flexiteDB-link-roll. För att generera PDF/A-rapporten vid kvittering av aktivitet är det grundläggande tillvägagångssättet som följer:

1. Placera en filkomponent på formuläret.

2. I egenskaperna för filkomponenten:

   1. Aktivera Bifoga automatiskt detaljvyrapport vid signering.

   2. Ange användare att ta rättigheter för synliga attribut ifrån.
      Notera att denna användare MÅSTE ha rättighet till de statiska attributen Rapportnummer och Registreringsdatum, eftersom dessa används vid generering av filnamn.

   3. Ange filtyp PDF/A, inkluderat eller exkluderat bifogade filer.

3. I och med att komponenten skrivskyddas kan det vara en god idé att dölja komponenten på formuläret. Detta uppnås genom att högerklicka på komponenten och välja Visa inte på formulär.

4. Skapa en Roll av typen Informationsmottagare efter kvittering som utförs av Icke person db-link.

5. Koppla den skapade flexiteDB-link-rollen till den aktivitet som formuläret, och därmed filkomponenten, används på.
   Denna konfiguration resulterar i att rollen triggas när aktuell aktivitet kvitteras.

6. Skapa en Integration av typen Rolluppgift och koppla den till den skapade flexiteDB-link-rollen.
   Periodiciteten avgör när rolluppgiften ska utföras. Konvertering och export utförs vid nästkommande körning av rolluppgiften efter att flexiteDB-link-rollen triggats.

Exkluderingar från detaljvyrapport

Vid generering av en detaljvyrapport i formatet PDF/A som inkluderar bifogade filer exkluderas eventuella befintliga detaljvyrapporter från den nya rapporten. Detta utförs för att en rapport enbart ska innehålla aktuell information.

Filerna för dessa befintliga detaljvyrapporter ersätts med textsträngar som motsvarar filnamnet för rapporten i fråga.

Flera XML-rapporter i samma komponent

I och med att rapporter i formatet PDF/A genereras i två steg kan det finnas scenarion där det för samma komponent genereras flera rapporter vid samma tillfälle. Detta beror på att en detaljvyrapport genereras i komponenten varje gång komponenten i fråga befinner sig på en aktivitet som kvitteras.

I dessa fall är det alltid den senaste rapporten som är den aktuella i ärendet, medan de tidigare rapporterna utgör historisk information.

Exempel

I detta exempel används samma formulär med en filkomponent för detaljvyrapport på flera aktiviteter.

Processuppbyggnad

• Aktivitet01

  • Formulär01.

  • Formulär02 med Filkomponent01 för detaljvyrapport.

• Aktivet02

  • Formulär03.

  • Formulär02 med Filkomponent01 för detaljvyrapport.

  • flexiteDB-link Rolluppgift för att konvertera detaljvyrapport i Filkomponent01 från XML till PDF/A.

Ärendeflöde

• Kvittering av Aktivitet01:

  • Detaljvyrapport i XML-format skapas i Filkomponent01; Rapport001.

• Kvittering av Aktivitet02:

  • Ny detaljvyrapport i XML-format skapas i Filkomponent01; Rapport002.
    Den tidigare detaljvyrapporten behålls som historisk information.

  • flexiteDB-link Rolluppgift konverterar Rapport001 och Rapport002 till PDF/A.
    Rapport002 bifogas som aktuell fil i Filkomponent01.
    Rapport001 knyts som historisk information till Filkomponent01. Historisk information återfinns exempelvis under fliken Historik i detaljvyn i flexiteWEB.