Appearance
Omdirigera ansvar för registrering
Det kan uppstå tillfällen där ett tilldelat ansvar för en registrering av olika anledningar inte fungerar optimalt, exempelvis på grund av att den organisatoriska strukturen i IT-miljön inte förändrats i samma takt som verkligheten. En snabb åtgärd för detta är att ge utvalda roller möjligheten att omdirigera ansvar för registreringar till utvalda roller.
Ansvar omdirigeras från en ansvarig roll på en aktivitet till en ansvarig roll, alternativt en användare som bemannar ansvarig roll, på samma aktivitet. Omdirigeringen kan utföras användare som bemannar nuvarande ansvarig roll samt roll av typen övervakare.
Scenario
I vårt exempel har vi en process som är tillgänglig på flera avdelningar. Ansvar för en mellanaktivitet tilldelas baserat på ett regelverk där val i en komponent bestämmer om ansvar ska hamna hos linjeansvariga för respektive avdelning eller hos en grupp specialister.
Roller
Ansvarig_Linjeansvar
Roll av typen Ansvarig.
Aktiv enligt ett regelverk där val i komponent (klassificering) dikterar huruvida rollen blir ansvarig istället för Ansvarig_Specialist.
Individualiserad som linjeansvarig baserat på avdelningskomponent.
Bemannad med samtliga personer som innehar linjeansvar i organisationen.
Utses som ansvarig i de fall ett ärende inte kräver hantering av en specialist.
Ansvarig_Specialist
Roll av typen Ansvarig.
Aktiv enligt ett regelverk där val i komponent (klassificering) dikterar huruvida rollen tilldelas ansvar istället för Ansvarig_Linjeansvar.
Bemannad med utvalda personer i organisationen.
Utses som ansvarig när ärenden kräver hantering av en specialist.
Målvakt
Roll av typen Ansvarig.
Aktiv om ingen annan roll är aktiv.
Bemannad med utvalda personer i organisationen.
Övervakare
Roll av typen Övervakare.
Bemannad med utvalda personer i organisationen.
Omdirigering
Vi är medvetna om att en registrering kan hamna hos fel roll, exempelvis på grund av en inkorrekt utförd klassificering, inkorrekt val av avdelning eller att en utsedd linjeansvarig byter arbetsuppgifter och därmed tappar sina rättigheter.
En lösning på detta problem är att skapa en ny registrering med korrigerade val.
En annan lösning är att tillåta ansvariga och övervakare att omdirigera ansvar för registreringar.
Behov
För den aktuella aktiviteten i vår process har vi behov av att tillåta följande omdirigeringar:
| Från roll | Till roll | Orsak |
|---|---|---|
Ansvarig_Linjeansvar | Ansvarig_Linjeansvar Ansvarig_Specialist | Linjeansvarig har behov av att kunna omdirigera till annan linjeansvarig, på samma eller annan avdelning, samt till specialist. |
Ansvarig_Specialist | Ansvarig_Linjeansvar Ansvarig_Specialist | Specialist har behov av att kunna omdirigera till annan specialist samt linjeansvarig. |
Målvakt | Ansvarig_Linjeansvar Ansvarig_Specialist Målvakt | Målvakt har behov av att kunna omdirigera till annan målvakt, valfri linjeansvarig samt specialist. |
Övervakare | Ansvarig_Linjeansvar Ansvarig_Specialist Målvakt | Övervakare har behov av att kunna omdirigera till valfri linjeansvarig, specialist samt målvakt. |
Konfiguration
Vår konfiguration av omdirigeringsregler i flexiteCLIENT ser ut på följande vis:
Omdirigera ansvar. Exempel på omdirigeringsregler i flexiteCLIENT.
Notera att det inte är möjligt att omdirigera ansvar till en roll av typen Övervakare.
Regler — Linjeansvarig
| Från roll | Till roll | Detaljer |
|---|---|---|
Ansvarig_Linjeansvar | Ansvarig_Linjeansvar | Linjeansvarig tillåts utföra mjuk omdirigering till annan linjeansvarig, oberoende av regelverk. I och med att vårt regelverk dikterar huruvida ansvar ska tilldelas till linjeansvariga eller specialister har det ingen inverkan på omdirigeringar inom samma roll. Vi nyttjar mjuk omdirigering vid omdirigering till användare för att befintlig ansvarig ska behålla ansvaret tillsammans med den nya ansvariga till dess att registreringen accepteras och arbete påbörjas. |
Ansvarig_Linjeansvar | Ansvarig_Specialist | Linjeansvarig tillåts utföra mjuk omdirigering till specialist, oberoende av regelverk. I och med att vårt regelverk dikterar huruvida ansvar ska tilldelas till linjeansvariga eller specialister måste det kringgås för att linjeansvarig ska kunna omdirigera till specialist. Vi nyttjar mjuk omdirigering vid omdirigering till användare för att befintlig ansvarig ska behålla ansvaret tillsammans med den nya ansvariga till dess att registreringen accepteras och arbete påbörjas. |
Ansvarig_Linjeansvar | Målvakt | Omdirigering tillåts ej. |
Regler — Specialist
| Från roll | Till roll | Detaljer |
|---|---|---|
Ansvarig_Specialist | Ansvarig_Linjeansvar | Specialist tillåts utföra mjuk omdirigering till linjeansvarig, oberoende av regelverk. I och med att vårt regelverk dikterar huruvida ansvar ska tilldelas till linjeansvariga eller specialister måste det kringgås för att specialist ska kunna omdirigera till linjeansvarig. Vi nyttjar mjuk omdirigering vid omdirigering till användare för att befintlig ansvarig ska behålla ansvaret tillsammans med den nya ansvariga till dess att registreringen accepteras och arbete påbörjas. |
Ansvarig_Specialist | Ansvarig_Specialist | Specialist tillåts utföra mjuk omdirigering till annan specialist, oberoende av regelverk. I och med att vårt regelverk dikterar huruvida ansvar ska tilldelas till linjeansvariga eller specialister har det ingen inverkan på omdirigeringar inom samma roll. Vi nyttjar mjuk omdirigering vid omdirigering till användare för att befintlig ansvarig ska behålla ansvaret tillsammans med den nya ansvariga till dess att registreringen accepteras och arbete påbörjas. |
Ansvarig_Specialist | Målvakt | Omdirigering tillåts ej. |
Regler — Målvakt
| Från roll | Till roll | Detaljer |
|---|---|---|
Målvakt | Ansvarig_Linjeansvar | Målvakt tillåts utföra hård omdirigering till linjeansvarig, oberoende av regelverk. I och med att vårt regelverk dikterar huruvida ansvar ska tilldelas till linjeansvariga eller specialister måste det kringgås för att målvakt ska kunna omdirigera till valfri ansvarig roll. Vi nyttjar hård omdirigering för att ansvar direkt skall överföras till ny ansvarig. |
Målvakt | Ansvarig_Specialist | Målvakt tillåts utföra hård omdirigering till specialist, oberoende av regelverk. I och med att vårt regelverk dikterar huruvida ansvar ska tilldelas till linjeansvariga eller specialister måste det kringgås för att målvakt ska kunna omdirigera till valfri ansvarig roll. Vi nyttjar hård omdirigering för att ansvar direkt skall överföras till ny ansvarig. |
Målvakt | Målvakt | Målvakt tillåts utföra mjuk omdirigering till annan målvakt, oavsett regelverk. I och med att vårt regelverk dikterar huruvida ansvar ska tilldelas till linjeansvariga eller specialister har det ingen inverkan på omdirigeringar inom samma roll. Vi nyttjar mjuk omdirigering vid omdirigering till användare för att befintlig ansvarig ska behålla ansvaret tillsammans med den nya ansvariga till dess att registreringen accepteras och arbete påbörjas. |
Regler — Övervakare
| Från roll | Till roll | Detaljer |
|---|---|---|
Övervakare | Ansvarig_Linjeansvar | Övervakare tillåts utföra hård omdirigering till linjeansvarig, oberoende av regelverk. I och med att vårt regelverk dikterar huruvida ansvar ska tilldelas till linjeansvariga eller specialister måste det kringgås för att övervakare ska kunna omdirigera till valfri ansvarig roll. Vi nyttjar hård omdirigering för att ansvar direkt skall överföras till ny ansvarig. |
Övervakare | Ansvarig_Specialist | Övervakare tillåts utföra hård omdirigering till specialist, oberoende av regelverk. I och med att vårt regelverk dikterar huruvida ansvar ska tilldelas till linjeansvariga eller specialister måste det kringgås för att övervakare ska kunna omdirigera till valfri ansvarig roll. Vi nyttjar hård omdirigering för att ansvar direkt skall överföras till ny ansvarig. |
Övervakare | Målvakt | Övervakare tillåts utföra hård omdirigering till målvakt, oberoende av regelverk. I och med att vårt regelverk dikterar huruvida ansvar ska tilldelas till linjeansvariga eller specialister måste det kringgås för att övervakare ska kunna omdirigera till valfri ansvarig roll. Vi nyttjar hård omdirigering för att ansvar direkt skall överföras till ny ansvarig. |
Tillåtna omdirigeringar
Vi har valt att aktivera samtliga metoder för omdirigering för att erbjuda stöd för de behov som kan uppstå i olika scenarion.
| Metod | Orsak |
|---|---|
Omdirigering för denna aktivitet endast en gång | Möjliggör omdirigering av ansvar för aktuell aktivitet enbart vid aktuellt tillfälle. Detta är exempelvis användbart för våra linjeansvariga, specialister och övervakare som vill omdirigera ansvaret enbart vid ett tillfälle utan att påverka framtida ansvarstilldelning. |
Omdirigering för denna aktivitet varje gång registrering kommer hit | Möjliggör omdirigering av ansvar för aktuell aktivitet för varje tillfälle registreringen återkommer till samma aktivitet i ärendeflödet. Detta är exempelvis användbart för våra målvakter som vill se till att ansvaret omdirigeras för aktuell aktivitet varje gång registreringen återvänder till aktiviteten senare i ärendeflödet. |
Omdirigering för alla aktiviteter där denna roll är aktiv | Möjliggör omdirigering av ansvar för samtliga aktiviteter där aktuell ansvarig roll är aktiv ansvarig. Detta är exempelvis användbart för våra målvakter som vill se till att ansvaret omdirigeras från aktuell ansvarig roll till vald roll/användare varje gång aktuell ansvarig roll blir ansvarig, oberoende av aktivitet, senare i ärendeflödet. |
Omdirigering till roll respektive användare
I vår konfiguration tillåter vi omdirigering till både roll och användare för samtliga roller.
Omdirigering till roll
Vi tillåter omdirigering till roll för att det vid omdirigering till annan roll ska vara möjligt att välja en hel roll att omdirigera till, där individualiseringsinställningar bestämmer vilka slutgiltiga användare som ansvaret landar hos.
Detta möjliggör även omdirigering till aktuell ansvarig roll, där individualiseringsinställningar bestämmer vilka slutgiltiga användare som ansvaret landar hos.
Omdirigering till användare
Vi tillåter omdirigering till användare för att det vid omdirigering inom samma roll ska vara möjligt att välja en specifik användare att omdirigera till, oberoende av individualiseringsinställningar.
Detta möjliggör även omdirigering till specifik användare i annan roll oberoende av individualiseringsinställningar.
Presentation i flexiteWEB
I och med att vi tillåter omdirigering till både roller och användare presenteras användarna i flexiteWEB med valet att antingen välja en roll att omdirigera till eller att välja en specifik användare.
Utseende för linjeansvarig och specialist
Vi har tilldelat linjeansvariga och specialister samma möjligheter för omdirigeringar. Valmöjligheterna ser ut på följande vis i flexiteWEB:
Omdirigera ansvar. Exempel på omdirigering i flexiteWEB för linjeansvariga och specialister.
I denna dialog ges användaren möjlighet att antingen välja en roll att omdirigera till (sorterade under [Grupp/Roll]) eller en enskild användare ([Välj enskild användare]).
Användaren ges även möjlighet att välja vilken metod som ska nyttjas för omdirigeringen.
Utseende för övervakare
Övervakare tillåts omdirigera till samtliga roller, men är belagda med begränsningen att enbart omdirigera ansvar vid detta tillfälle. Valmöjligheterna ser ut på följande vis i flexiteWEB:
Omdirigera ansvar. Exempel på omdirigering i flexiteWEB för övervakare.
I denna dialog ges användaren möjlighet att antingen välja en roll att omdirigera till (sorterade under [Grupp/Roll]) eller en enskild användare ([Välj enskild användare]).
Metoden för omdirigeringen är för denna användare inte valbar.
Val av enskild användare
Vid val av enskild användare som mottagare för omdirigeringen presenteras samtliga användare som bemannar samtliga tillgängliga roller i ett organisationsträd, oberoende av individualisering. Valmöjligheterna ser ut på följande vis i flexiteWEB:
Omdirigera till användare. Exempel på val av enskild användare.
Linjeansvar
När en avdelning väljs som filter markeras de användare som tilldelats Linjeansvar på den aktuella avdelningen med en röd ikon.
Hantering vid förlust av rättigheter
I de fall där samtliga mottagare av en omdirigering inaktiveras, plockas bort från mottagande roll, eller på annat vis tappar nödvändiga rättigheter omdirigerar systemet ansvaret för registreringen. Beroende på aktuella förutsättningar omdirigeras ärenden på olika vis.
Mjuk omdirigering
Vid mjuk omdirigering till användare fördelas ansvaret på följande vis fram till dess att någon av parterna påbörjar arbete med registreringen:
Användaren som är avsändare av omdirigeringen tilldelas personligt ansvar för registreringen.
Användaren som är mottagare av omdirigeringen tilldelas personligt ansvar för registreringen.
Ej accepterad registrering
När den mottagande användaren inte accepterat och påbörjat arbete med registreringen är både avsändare och mottagare av omdirigeringen personligt ansvariga. Om den mottagande användaren förlorar rättigheter till processen behåller den avsändande användaren ensamt, personligt, ansvar.
Accepterad registrering
När den mottagande användaren accepterat och påbörjat arbete med registreringen blir denne satt som ensamt, personligt, ansvarig. Om denne användare förlorar rättigheter till processen omdirigeras ansvar i enlighet med konfiguration av aktivitet (Ärendehantering när personligt ansvarig användare ej längre har rättighet till process):
Om aktuell aktivitet är konfigurerad att omdirigera till målvakt:
Om målvakter finns tillgängliga omdirigeras ansvar för registreringen till dessa.
Om målvakter inte finns tillgängliga omdirigeras ansvar för registreringen till tillgänglig ansvarig roll.
Om aktuell aktivitet är konfigurerad att omdirigera till ansvarig roll:
- Ansvar för registreringen omdirigeras till tillgänglig ansvarig roll.
Hård omdirigering
Vid hård omdirigering överförs ansvaret för registreringen direkt till mottagande part.
Hård omdirigering till användare
Vid hård omdirigering till användare tilldelas mottagande användare ensamt, personligt, ansvar för registreringen. Om denne användare förlorar rättigheter till processen omdirigeras ansvar i enlighet med konfiguration av aktivitet (Ärendehantering när personligt ansvarig användare ej längre har rättighet till process):
Om aktuell aktivitet är konfigurerad att omdirigera till målvakt:
Om målvakter finns tillgängliga omdirigeras registreringen till dessa.
Om målvakter inte finns tillgängliga omdirigeras registreringen till tillgänglig ansvarig roll.
Om aktuell aktivitet är konfigurerad att omdirigera till ansvarig roll:
- Ärendet omdirigeras till tillgänglig ansvarig roll.
Hård omdirigering till roll
Vid hård omdirigering till roll tilldelas ett delat ansvar till samtliga aktiva användare som bemannar rollen, baserat på eventuella regelverk för individualisering. I det fall samtliga aktiva användare som bemannar rollen förlorar rättigheter till processen omdirigeras ansvar för registreringen till målvakt.