Handlingar — Kommunikation kring registreringar

Med Handlingar är det möjligt att spara och presentera mottagen och skickad kommunikation kring registreringar tillsammans med den registrering de avser. Handlingar kan nyttjas för att få en samlad överblick och ökad spårbarhet på information kring registreringar som skickats till, och mottagits från, externa källor.

Dessa Handlingar innefattar följande typer av kommunikation:

• Meddelanden — Meddelanden som via Meddelande-funktionen i flexiteWEB skickats och mottagits för aktuell registrering.

• Uppgifter — Uppgifter som skapats och hanterats för aktuell registrering.

• Mottagen e-post — E-postmeddelanden i form av EML-filer som bifogats till filkomponent med inställningen Klassificera som Handling av typen e-post aktiverad.
  Det är brukligt att denna koppling utförs av en flexiteDB-Link integration som hämtar information från en e-postlåda och sparar en kopia på det ursprungliga e-postmeddelandet till filkomponenten.

• Skickad e-post

  • Kopior på e-postmeddelanden som skickats till användare som bemannar roller inom aktuell registrering. För vilka roller som e-postmeddelanden ska sparas, samt vilka e-posttyper som ska sparas, konfigureras per roll.

  • Kopior på e-postmeddelanden av typen För Kännedom.

Meddelanden

Handlingar av typen Meddelanden är meddelanden som via Meddelande-funktionen skickats och mottagits för aktuell registrering.

Integration med e-postlåda

Det är möjligt att nyttja en flexiteDB-link systemintegration för att importera e-postmeddelanden från en e-postlåda och knyta dem till befintliga registreringar i form av Meddelanden.

För mer information om flexiteDB-link integrationer, vänligen kontakta Flexite AB.

Mottagen e-post — Filkomponent

Handlingar av typen Mottagen e-post är filer i formatet EML som bifogats till filkomponenter med inställningen Klassificera som Handling av typen e-post aktiverad.

För information om filkomponent, se avsnitt Fil.

Exempel på filkomponent med "Klassificera som Handling av typen e-post" aktiverad.

Denna inställning, när den är aktiverad, har följande effekter på filkomponenten och dess bifogade filer:

• Enbart filer med filändelsen EML tillåts i komponenten.
  Notera att detta inte påverkar eventuella filer som historiskt bifogats till komponenten i befintliga registreringar.

• Filer i formatet EML som bifogas till komponenten presenteras som Mottagen e-post i detaljvy-flikarna Handlingar och Fillista.
  Eventuella filer i annat format som historiskt bifogats till komponenten i befintliga registreringar presenteras inte i detaljvy-fliken Handlingar.

Integration med e-postlåda

Funktionen för att klassificera innehåll i en filkomponent som mottagen e-post är primärt framtagen för att användas tillsammans med en flexiteDB-link systemintegration som importerar e-postmeddelanden från e-postlådor och utifrån innehållet i meddelandet skapar eller administrerar registreringar i flexite.

För mer information om flexiteDB-link integrationer, vänligen kontakta Flexite AB.

Skickad e-post — E-post till roll

Till handlingar av typen Skickad e-post sparas bland annat kopior i formatet EML på e-postmeddelanden som skickats till användare som bemannar roller med inställningen Spara kopior på skickad e-post aktiverad.

För information om roller, se kapitel Roller.

Exempel på roll med "Spara kopior på skickad e-post" aktiverad.

Exempel på inställningar för "Spara kopior på skickad e-post" där några e-posttyper är valda att sparas.

Med denna inställning aktiverad sparas kopior på de valda e-posttyperna när de skickas till användare som bemannar den aktuella rollen. Dessa kopior kopplas därefter till den registrering som de avser.

Notera att e-postmeddelanden till roller skickas individuellt till varje användare som bemannar rollen. I det fall många användare bemannar samma roll kan detta resultera i en stor mängd e-postmeddelanden som sparas tillsammans med registreringen.

Presentation i flexiteWEB

I flexiteWEB presenteras samtliga handlingar för en registrering i detaljvy-fliken Handlingar, samt tillsammans med övriga bifogade filer i fliken Fillista.

Fliken Handlingar

I detaljvy-fliken Handlingar i flexiteWEB visas samtliga handlingar för den aktuella registreringen, sorterat i kronologisk ordning. Dessa handlingar presenteras med ämnesraden från det aktuella meddelandet.

Exempel på presentation av handlingar för en registrering i detaljvy-fliken "Handlingar" i flexiteWEB.
I detta exempel har användaren även tilldelats rättighet att öppna innehåll i fliken.

Fliken Fillista

Samtliga handlingar återfinns även i detaljvy-fliken Fillista i flexiteWEB. Här listas samtliga handlingar och filer som bifogats till den aktuella registreringen, sorterat i kronologisk ordning.

Till skillnad från fliken Handlingar presenteras handlingar av typen e-post här med filnamnet på den faktiska fil som bifogats till registreringen istället för med ämnesraden.

Exempel på presentation av handlingar och bifogade filer för en registrering i detaljvy-fliken "Fillista" i flexiteWEB. I detta exempel har användaren även tilldelats rättighet att öppna innehåll i fliken.

Rättigheter

Flikarna Handlingar och Fillista listar samtliga handlingar och filer som är kopplade till registreringen, oberoende av användarens övriga rättigheter.

Åtkomst till dessa flikar kontrolleras av rättighetsinställningar för Synliga tabflikar, där det även är möjligt att ange huruvida det ska vara möjligt att öppna innehållet i respektive flik.

För information om rättigheter, se avsnitt Rättigheter.

Exempel där rättigheter tilldelats att se och öppna innehåll i detaljvy-flikarna "Handlingar" och "Fillista".