Appearance
Processidentifiering och design
Krav
För en framgångsrik processidentifiering och definiering krävs följande:
Arbetsgrupp med kompetens och mandat för beslutsfattande i den specifika processen.
Facilitator med god kunskap i metodik samt möjligheter och begränsningar i flexite.
Arbetsgrupp med kunskap i processidentifiering.
I vissa avgränsande projekt kan dock en enskild person besitta tillräckligt med kunskap och insikt för att producera ett relevant resultat.
Det är mycket viktigt att arbetsgruppen är förtrolig med processkonceptet.
Skapa underlag för Processautomatisering
Att definiera processen och dess aktiviteter
Definiera processen för automatisering
Genomför en avgränsning av processen så den enbart inkluderar kärnprocess samt eventuella sidoaktiviteter. Målsättningen med processautomatisering är inte en teoretisk omfattande bild av organisationens verksamhet, utan underlag för skarp drift och direkt leverans av nytta. Vid denna avgränsning försöker vi besvara frågorna hur, vad och vem.
Exempel
I vår organisation vill vi satsa på förbättringsarbetet. Vi vet att denna bäst drivs av medarbetarna. Vi vill därför hantera processen för förbättringsförslag. Vår avgränsning görs till sådana förslag som ligger utanför de anställdas normala arbetsuppgifter.
Lägg märke till att detta inte utesluter att vi faktiskt har koll på vår R&D process. Vid avgränsning upptäcks ofta många processer som antingen saknar styrning eller är i stort behov av automatisering.
I 2c8 MODELING TOOL skapar vi en ny körbar process. Avgränsningen utgörs av namnet på processen, samt den första inputen, som bryts ned till en produktmodell.
Intressentanalys
Gör en analys av problem, syfte, nytta och mål. Analysen sker med fördel från ett kundperspektiv, där intressenter för processen identifieras. Generella syften kan vara:
Rapporteringsmöjlighet
Fungerande rutin
Beslutsunderlag
Ökad delaktighet/intresse
Minskade ledtider
Ökad kontroll
Förenkling vid rekrytering
Ökade möjligheter för ändrade arbetssätt
Uppfyllande av krav (lagar, regler, standarder)
Förenklad hantering för aktiva i processen
Automatisk informationsspridning
Skapa kontrollunderlag för andra processer
etcetera…
Exempel
Genom att rada upp syfte, problem och nyttor från ett intressentperspektiv får vi en matris. Vi prioriterar resultaten för varje intressent innan vi slutligen skapar en övergripande topp 5 lista för samtliga intressenter.
I 2c8 MODELING TOOL lägger vi in ett nytt objekt "Interested party", som vi bryter ned. Vi lägger sedan in varje intressent som en "Interested party", och skapar ett affärsobjekt för varje förväntat resultat denna intressent har.
När vi är färdiga lyfter vi upp de 5 viktigaste till vår processmodell.
Intressentmodell
De viktigaste resultaten
Identifiera aktiviteter
Aktivitet är då någon eller något avger information i flödet.
En aktivitet i flexite är alltså inte då någon får information från systemet.
Detta sker antingen automatiskt, genom återkoppling och meddelanden om ansvar, eller genom roller.
Alla flöden börjar med någon form av inrapportering eller datafångst på annat sätt.
Detta är den första aktiviteten.
Alla flöden måste även ha någon form av slut-aktivitet, dvs en aktivitet där hanteringen är slutförd och informationen endast ligger till grund för statistik.
Det finns inga begränsningar i flexite vad gäller möjligheter att loopa tillbaka i flödet.
Exempel
I vår process konstaterar vi att vi måste ha en inrapportering. Vi bör även fatta ett beslut. Vi bör dokumentera vad vi gjort. Vi vill även ha uppföljning för att säkerställa att det blivit som vi tänkt oss.
Registrera förslag
Besluta
Dokumentera genomförande
Följa upp
Flödet kan sluta på två sätt, antingen att vi genomför förslaget, eller inte.
Stängt, genomfört
Stängt, ej genomfört
I 2c8 MODELING TOOL lägger vi in våra aktiviteter i den ordning vi kommer på dem. 
Att definiera regler
Målsättningen med en processautomatisering är att den till största delen skall vara automatisk och självinstruerande. Det är därför av stort intresse att flödet sköter sig självt med utgångspunkt i den innehållande informationen.
Fastställ aktiviteternas inbördes ordning i typfallet
Att utgå från ett typfall möjliggör identifiering av brytpunkter där ett regelverk krävs. Med typfall menar vi här den frekventa gången. Genom typfallet kan vi också enkelt se vilka aktiviteter som utgör sidoaktiviteter, samt om vi av misstag tagit med aktiviteter som egentligen härrör till en annan process.
Fastställ aktiviteternas alternativa ordning
Genom att fastställa alternativa flöden så identifierar vi brytpunkter i flödet. Vid dessa brytpunkter, som kan vara tex. eskaleringar, krävs information som kan utgöra vattendelare för våra regelverk. Utan väl definierade regelverk kommer flödet inte att vara automatiskt, utan processdeltagaren måste välja vad som skall ske.
Definiera och dokumentera regler för flödet
För att våra regelverk skall fungera måste någon avge den relevanta informationen. Vi måste därför definiera frågor för att fånga den nödvändiga datan. Detta är den första information vi definierar för våra formulär. Våra regelverk skall baseras på de affärsregler som gäller för processen. Vi vill att den som utför aktiviteten skall svara på den relevanta bedömningen, inte fatta ett beslut.
Exempel på flöde utan "vattendelare"
Flöde med ELLER
Det är i sammanhanget viktigt att känna till att flexite kan hantera 2 typer av "vattendelare", OCH eller ELLER. ELLER innebär att flödet kommer gå till aktivitet 1 ELLER aktivitet 2, OCH innebär att flödet kan delas, en s.k. split, och således gå till aktivitet 1 OCH aktivitet 2.
Exempel på flöde med "vattendelare" ELLER.
Flöde med OCH
När vi gör en split kan vi även senare i flödet "flöda" samman, detta innebär att en aktivitet kommer invänta resultat från ALLA initierade flöden innan den kan genomföras.
Exempel på flöde där vi använder "OCH", SPLIT tillsammans med in JOIN. Vi kan inte äta innan både förrätten och huvudrätten är färdiga. Däremot kan det ske att vi vissa dagar äter antingen enbart förrätt, medan vi andra dagar enbart äter huvudrätt.
Bilden ovan visar en s.k. Fire-and-forget. Flödet delas av en SPLIT, men de olika delarna flödar inte samman i ett senare skede.
Flöde vid förfallen
Vi kan också skapa ett flöde av typen "Vid förfallen". Detta innebär att processmotorn, då en instans är förfallen, kommer flytta den från en aktivitet till en annan. På detta flöde kan vi även sätta regelverk.
Bilden ovan visar ett flöde vid förfallen. Då maxtiden har passerats kommer processmotorn med automatik skicka instansen vidare till "Eskalerad åtgärd" där linjechefen är ansvarig. Ett flöde vid förfallen kan kombineras med regelverk, så bara vissa saker eskaleras.
I 2c8 MODELING TOOL drar vi en pil direkt från en aktivitet till en annan som i exemplet ovan. Pilen skall vara av typen "Följs av". Vi kan också dra en pil från en aktivitet in i en gateway och sedan från gatewayen in i en annan aktivitet. Genom att ställa in flödesregler på gatewayen kan vi få regelstyrd eskalering.
Exempel
I vårt exempel anser vi att typfallet är att flödet passerar genom aktiviteterna:
Registrera — Besluta - Dokumentera genomförande - Följa upp — Stängt, genomfört
Alternativt flöde är:
Registrera — Besluta - Stängt, ej genomfört
Vi anser också att det från Följa upp kan gå tillbaka till Dokumentera genomförande.
Vi måste nu bestämma vilka regler som gäller för dessa s.k. gateways:
Det skall gå från Beslut till Stängt, ej genomfört om det vid beslut har sagts att förslaget inte skall genomföras.
Det skall gå från Beslut till Dokumentera genomförande om det vid beslut har sagts att förslaget skall genomföras.
Det skall gå från Följa upp till Stängt, genomfört om det vid Följa upp har sagts att genomförandet är godkänt.
Det skall gå från Följa upp till Dokumentera genomförande om det vid Följa upp har sagts att genomförandet inte är godkänt.
I 2c8 MODELING TOOL placerar vi aktiviteterna i den ordning vi vill ha dem. Vi placerar sedan den typ av gateway vi vill ha mellan de aktiviteter där de behövs. För att ange regler identifierar vi den aktivitet där information för styrning av regel måste avges. Vi bryter sedan ner affärsobjektet och skapar en ny formulärmodell. Vi lägger sedan in ett formulär, högerklickar, och väljer formulärdesigner. I formuläret lägger vi sedan in komponenter för styrning av reglernas villkor. Vi går sedan tillbaka i processbilden, lägger in våra gateways, högerklickar och anger våra "Flow rules"
Fastställ statiska max- och starttider
I flexite kan vi ange statiska tider för hela flödet, eller enskilda ingående aktiviteter. Dessa tider utgör organisationens policytider. Observera att summan av de ingående aktiviteterna inte behöver stämma överens med den totala maxtiden för processens genomförande. Starttider kan anges för aktiviteter som inte skall utföras omedelbart, tex. uppföljning.
Fastställ dynamiska max- och starttider
I flexite kan vi även hantera dynamiska tider för enskilda aktiviteter. Dessa tider är individuella för varje instans och måste därför avges i flödet. Bestäm vid vilken aktivitet en eventuell maxtid eller starttid skall avges, lägg märke till att det måste ske vid en tidigare aktivitet i flödet. Dynamiska tider kan anges genom datum eller nummer. Även kalkylerade fält kan användas. För maxtider bör vi även ange tider för varningsmeddelanden. Det är vid denna tidpunkt som en instans i processen kommer få statusen "Varnad" och särskiljas.
Exempel
Vi bestämmer att aktiviteten:
Besluta max får ta 7 dagar (statisk maxtid). Varning skall skickas 2 dagar innan.
Följa upp skall ske tidigast 30 dagar efter genomförandet (statisk starttid).
Dokumentera genomförande skall ske senast ett datum som anges vid beslutet (dynamisk maxtid). Varning skall skickas 10 dagar innan utsatt datum.
I 2c8 MODELING TOOL högerklickar vi på aktiviteten och väljer "Activity properties". Vi kan här direkt ange statiska max och starttider. För dynamiska tider krävs det att vi även tillser att informationen finns i vår informationsmodell.
Att bestämma ansvar
Ansvarstilldelning efter uppsatta delegeringsordningar är av stort intresse då rutiner och processer skall säkerställas och automatiseras. En viss försiktighet skall dock intas, då alltför avancerade roller och många inblandade lätt leder till stora administrationsbehov i framtiden. Detta innebär en kostnad som direkt påverkar ROI. Att hitta en väl fungerande struktur är önskvärt. Då vi anger ansvar vill vi så långt som möjligt individualisera ansvaret inom varje roll, så att ansvar går till en person och inte ett kluster av människor.
flexite innehåller en rad funktioner för individualisering:
Rapportör — Ansvar till den som initierat flöde.
Chef — Enligt chefskap satt på användarkort.
Linjechef — Enligt ansvar satt i organisationsstruktur.
Högre chef — Enligt ansvar satt i organisationsstruktur.
Processägare — Enligt ansvar satt i organisationsstruktur.
Lastbalansera — Ansvar till den person i rollen som har minst att göra.
Ad Hoc — Vald användare i rättighetslista.
Fastställ ansvariga roller
Varje aktivitet i flödet, med undantag för slutaktiviteter, kräver en ansvarig som skall avge någon form av information. Dokumentera de roller som utför aktiviteterna.
I flexite kan roller senare bemannas med både människor och system. För att bemanna roller med system används flexites integrationsmotor flexiteDB-link. Vem, eller i detta fall, vad, som bemannar rollen påverkar dock inte processen — den ser likadan ut oavsett vem/vad som utför arbetet i den.
Fastställ informationsmottagarroller
flexite innehåller automatiskt funktionalitet för informationsspridning. Rapportören får alltid återkoppling, och den som utgör ansvarig blir alltid meddelad via e-post. Vid sidan av dessa automatiska funktioner kan roller för informationsmottagning skapas. Roller av typen informationsmottagare kan vara antingen vid ankomst till en aktivitet, då något lämnar en aktivitet, eller då en aktivitet är förfallen.
Fastställ regelverk för roller
I flexite kan vi även ange om rollen alltid är aktiv, eller om den enbart är aktiv vid ett särskilt uppfyllt villkor. Vi kan därför, precis som i flödet, ange när en roll är aktiv.
Fastställ metod för individualisering
I flexite kan vi, trots att en roll bemannas av flera människor, använda metoder för individualisering. Detta innebär att ansvaret alltid fördelas till den individ som skall ha det. Vi kan till exempel utgå från organisationsstrukturen, och från den tillse att relevant linjechef utses. Metoder som står till vårt förfogande är chef, linjechef, högre linjechef, valda användare, rapportör och lastbalansering.
Exempel
I vårt flöde vill vi ha följande roller:
| Aktivitet | Roll | Typ |
|---|---|---|
Registrera | Alla anställda | Ansvarig |
Besluta | Förslagskommité | Ansvarig, Lastbalanserad |
Dokumentera genomförande | Genomförare | Ansvarig, Ad Hoc |
Följa upp | Uppföljare | Ansvarig, Avd. ansvarig |
Följa upp | Kvalitetschef | Epost vid kvitt., vid ej godkänd |
Besluta | Kvalitetschef | Epost vid förfallen |
Dokumentera genomförande | Kvalitetschef | Epost vid förfallen |
Vi lägger in både roller som skall vara ansvariga vid aktiviteterna, men även roller för informationsdistribution. Kvalitetschefen kommer här att få information då maxtider passeras, samt då genomförandet inte blivit godkänt.
I 2c8 MODELING TOOL lägger vi in rollerna, kopplar dem till rätt aktivitet genom relationen "performs" samt högerklickar och anger inställningar. För regler och metoder som kräver information måste vi också lägga till dessa komponenter i formulär.
Fastställ övervakare för aktiviteter
I vissa processer, och för vissa aktiviteter, kan det finnas en stor poäng att vissa resurser övervakar processen. Dessa resurser skall kunna träda in och tom. reversera flödet om det uppstår problem vid arbetet med instanser i processen. Rollen övervakare kan kombineras med både regelverk och individualisering för att styra övervakningen till rätt individ.
I exemplet ovan övervakar "Koordinator" både aktiviteterna Analysera och Åtgärda, medan "Kvalitetschef" endast övervakar åtgärda.
Fastställ omdirigeringsregler
Vid vissa tillfällen finns anledning att frångå vår rolltilldelning. Med omdirigeringsregler så kan vi ange vilka roller som skall få omdirigera till vilka roller. Följaktligen kan tex. processansvariga få omdirigera till andra processansvariga.
Att definiera information
flexite hanterar alla typer av processer och särskilt väl de informationskritiska processer där människor ingår. Vid varje aktivitet i processen sker då en förädling av information. Samtidigt kan flexite högst väsentligt bidra till att belysa andra problemområden som ligger utanför den specifika processen, enbart genom att information, KPI, fortlöpande samlas in.
Definiera behövlig kortsiktig information
Med kortsiktig information menar vi information som krävs i flödet. Dvs, vilken information krävs vid den sista aktiviteten, för att den tilldelade rollen skall kunna utföra det arbete vi tänkt oss. Den kortsiktiga informationen definieras alltid från slutet till början. Detta arbete är av stor vikt, då det är den som ligger till grund för det minskade kompletteringsbehovet. Arbetsgruppen bör även ta ställning till vilka frågor som skall ställas för att garantera en korrekt avgiven information vid varje tillfälle
Genom denna definition vet vi också vilken information som bör visas genom visa värde på formulären.
Exempel
Sedan tidigare har vi vår lista med de viktigaste syftena för den automatiserade processen. Vi ser här att fler förslag och minskade ledtider är de två absolut viktigaste. Vi vet därför att vår process måste vara enkel och minimalistisk. I vårt flöde anser vi därför att följande kortsiktig information krävs, som ett minimum, för att uppnå våra mål:
| Aktivitet | Information |
|---|---|
Registrera | Förslagsbeskrivning, Förslagslämnare. |
Besluta | Motivering till beslut, Förslag på genomförande. |
Dokumentera genomförande | Dokumentation hur förslaget genomförts. |
Följa upp | Kommentar till uppföljningen. |
I 2c8 MODELING TOOL bryter vi ner resultaten från aktiviteterna och skapar formulär där de saknas. Vi lägger sedan in den behövliga informationen, tillsammans med pedagogiska rubriker.
Definiera behövlig långsiktig information
Med långsiktig information menar vi information som egentligen inte utför något arbete i flödet, utan enbart ligger till grund för senare statistik. Ofta avges den kortsiktiga informationen i sk. fritext, medan relevant statistik kräver val. Arbetsgruppen bör definiera samtliga val som skall ingå för att säkerställa relevant statistik. Mängden information som samlas in bör vara anpassade utifrån det syfte som definierades initialt.
Exempel
Då vi nu försöker göra processen så enkel som möjligt, måste vi även minimera den information vi samlar in för långsiktig statistik. Följande information vet vi dock att vi vill ha, för en grund för ständiga förbättringar.
| Aktivitet | Information |
|---|---|
Registrera | Förslag berör område (flerval — Produktion, Ekonomi, Lager, Övrigt) |
I 2c8 MODELING TOOL skapar vi den behövliga långsiktiga informationen på samma sätta som för kortsiktig information och anger även synlighetsregler.
Bestäm när den långsiktiga informationen avges
I mer omfattande processer är det inte alltid givet när och av vem den långsiktiga informationen bör avges. Arbetsgruppen bör bestämma detta, med utgångspunkt i det definierade syftet och organisationens arbetsbelastning och kompetensnivå.
Ställ in tabbordning
Tabbordning är den ordning som komponenter kommer markeras i formulären när användaren använder knappen "Tab". Vi måste därför tillse att tabbordning på våra färdiga formulär stämmer med den grafiska utformningen.
I 2c8 MODELING TOOL gör vi inställningen på formuläret. Samtidigt tillser vi att designen ser bra ut.
Ange aktivitetsegenskaper
Vår process är nu i princip körbar. Vi kan nu, genom aktivitetsegenskaperna, tillse att arbetet flyter så smidigt som möjligt för samtliga inblandade.
Exempel
I vår process är det ofta samma person som beslutar och genomför. Vi anger därför att vi från aktiviteten Besluta skall föreslå den ansvarige att gå direkt till nästa aktivitet.
I 2c8 MODELING TOOL anger vi inställningar för aktiviteterna genom att högerklicka på dem och välja "aktivitetsegenskaper".
Processegenskaper
Även för processen finns inställningar som syftar till att underlätta arbetet. Vi gör de inställningar vi behöver.
Exempel
I vår process vill vi ha "ff" som prefix, samt en modern utformning. Vi vill också att alarm skall skickas, samt direktlänkar i e-postmeddelanden.
I 2c8 MODELING TOOL högerklickar vi på processen och väljer "Process inställningar". Vi anger här inställningarna för processen.
Aktivitet och statusordning
I flexite presenteras aktiviteter och dess statusar alltid seriellt, trots att de i vissa fall ligger parallellt. Vi säkerställer därför att våra aktiviteter och statusar ligger i en logisk följd.
Exempel
I vår process vill vi att slutaktiviteterna skall presenteras sist i varje sökvy.
2c8 MODELING TOOL
I 2c8 MODELING TOOL högerklickar vi på processen och väljer "Activities and status". Vi anger här inställningarna för processen.
Vår exempelprocess modellerad i 2c8 Modeling Tool och redo för export till flexite.