Administration i webbgränssnitt

Administration av flexiteFormAssist sker i webbgränssnittet och kräver inloggning med konto som tilldelats tillbörliga rättigheter. De olika administrationsverktygen nås via huvudmenyn i övre högra hörnet.

Inloggning

Som standard kräver flexiteFormAssist inloggning för all åtkomst. I detta fall presenteras en inloggningssida direkt när flexiteFormAssist öppnas.

Det är även möjligt att göra manuskript och snabbmeddelanden tillgängliga för läsning utan krav på inloggning. I detta fall nås inloggning via huvudmenyn.

Inloggning kan nås via huvudmenyn.

Inloggning i flexiteFormAssist.

Huvudmeny

	Visa/Dölj snabbmeddelanden Växla mellan att visa och dölja snabbmeddelanden. Kräver ej inloggning.
	Nytt manuskript Skapa nytt manuskript. Enbart synlig för användare med rättigheten Manuskriptskapare. För information om skapande av manuskript se Användarmanual för flexiteFormAssist.
	Administrera attribut Hantera attribut för koppling av ärenden. Enbart synlig för användare med rättigheten Attributadministratör. Se avsnitt Administrera attribut.
	Avdelningsadministration Hantera avdelningar för koppling av ärenden. Enbart synlig för användare med rättigheten Attributadministratör. Se avsnitt Avdelningsadministration.
	Administrera användare Hantera användarkonton och rättigheter. Enbart synlig för användare med rättigheten Användaradministratör. Se avsnitt Administrera användare.
	Administrera meddelandegrupper Hantera meddelandegrupper för koppling av snabbmeddelanden. Enbart synlig för användare med rättigheten Meddelandegruppsadministratör. Se avsnitt Administrera meddelandegrupper.
	Historikinställningar Hantera inställningar för lagring av historik. Enbart synlig för användare med rättigheten Historikadministratör. Se avsnitt Historikinställningar.
	Inställningar Hantera personliga inställningar för visning av manuskript i listvyn. Se avsnitt Inställningar.
	Logga in / Logga ut Logga in respektive logga ut användare. Inloggning krävs för att komma åt administrationsverktyg.

Administrera attribut

Attribut används för att koppla manuskript mot bestämda värden. Detta kan användas för att klassificera manuskript.

När flexiteFormAssist som exempel används som handläggarstöd i en webbapplikation kan denna klassificering nyttjas för att visa relevant information beroende på val som handläggaren gör på formuläret.

Attribut kan administreras av en användare med rättigheten Attributadministratör.

Attribut och värden

Attribut

Attribut är ett begrepp som innebär ett gruppnamn för en samling värden. Attribut kan likställas med en komponent på ett formulär i en webbapplikation, exempelvis en rullgardin i flexiteWEB.

Värde

Värde är ett begrepp för de val som finns inom ett attribut. Ett värde kan likställas med ett val i en komponent på ett formulär i en webbapplikation, exempelvis ett val i en rullgardin i flexiteWEB.

Det är mot detta värde som manuskript kan kopplas.

Aktiv/Inaktiv

Det är möjligt att kontrollera tillgänglighet av attribut och värden genom att aktivera eller inaktivera dessa.

Aktivt attribut

Ett aktivt attribut är synligt som val för koppling vid skapande av manuskript.

Ett aktivt attribut är även synligt vid sökning av manuskript via trädvyn.

För att det ska vara möjligt att koppla ett manuskript till ett attribut måste attributet innehåll åtminstone ett aktivt värde.

Likaså sker sökning via trädvyn på värden.

Aktivt värde

Ett aktivt värde är tillgängligt som val för koppling vid skapande av manuskript, förutsatt att attributet det tillhör också är aktivt.

Ett aktivt värde är även tillgängligt vid sökning av manuskript via trädvyn, förutsatt att attributet det tillhör också är aktivt.

Inaktivt attribut

Ett inaktivt attribut, inklusive samtliga underliggande värden, är inte tillgängliga som val för koppling vid skapande av manuskript.

Ett inaktivt attribut, inklusive samtliga underliggande värden, är inte tillgängliga vid sökning av manuskript via trädvyn.

Ett inaktiverat attribut påverkar inte befintlig klassificering av manuskript.

Ett inaktiverat attribut renderar samtliga underliggande värden otillgängliga, oavsett om de individuella värdena är aktiva eller inaktiva.

Inaktivt värde

Ett inaktivt värde är inte tillgängligt som val för koppling vid skapande av manuskript.

Ett inaktivt värde är inte tillgängligt vid sökning av manuskript via trädvyn.

Ett inaktiverat värde påverkar inte befintlig klassificering av manuskript.

Gränssnitt

Det finns två utseenden på gränssnittet för administration av attribut, listvy och trädvy. De båda gränssnitten erbjuder samma grundläggande funktionalitet, men med olika översikt.

Listvy

I listvyn visas samtliga attribut i en lista, sorterad efter alfanumerisk ordning. Visning av värden kopplade till ett attribut sker genom att klicka på önskat attribut. Aktivt attribut visas då med blå text.

Det är i listvyn enbart möjligt att visa värden för ett attribut åt gången.

Administrera attribut. Listvy med "Klassificering nivå 1" expanderad.

Verktygsfält

	Lägg till attribut Skapa nytt attribut. Se avsnitt Lägg till attribut.
	Lägg till värde Skapa nytt värde kopplat till existerande attribut. Se avsnitt Lägg till värde.
sitemap	Växla till trädvy Se avsnitt Trädvy.
	Importera Importera attribut och värden från fil. För information om import och export, se avsnitt Integration med annat system.
	Exportera Exportera attribut och värden till fil. Se avsnitt Integration med annat system.

Lista — Attribut

ID — Unikt ID för attribut.
Benämning — Namn på attribut.
Aktiv — Indikerar huruvida attributet är aktivt och tillgängligt (grön bock) eller inaktivt och otillgängligt (rött kryss).
Ett inaktivt attribut innebär även att samtliga underliggande värden är otillgängliga.

Lista — Värden

ID — Unikt ID för värde.
Värde — Namn på värde.
Aktiv — Indikerar huruvida värdet är aktivt och tillgängligt (grön bock) eller inaktivt och otillgängligt (rött kryss).
Kopplingar — Indikerar antal publicerade manuskript som är kopplade till attributet.

Åtgärder för attribut och värden

	Kopplade manuskript Visa publicerade manuskript kopplade till aktuellt värde.
	Editera Redigera aktuellt attribut eller värde. Se avsnitt Editera attribut eller värde.
	Aktivera Aktivera aktuellt inaktivt attribut eller värde.
	Inaktivera Inaktivera aktuellt aktivt attribut eller värde. Ett inaktivt attribut innebär även att samtliga underliggande värden renderas otillgängliga.
	Ta bort Ta bort aktuellt attribut eller värde. Det är enbart möjligt att ta bort följande: Attribut som inte innehåller värden. Värden som inte är kopplade till manuskript. Se avsnitt Ta bort attribut eller värde.

Trädvy

I trädvyn visas samtliga attribut och värden i en trädstruktur, sorterad efter alfanumerisk ordning. Expandera attribut för att visa kopplade värden genom att antingen klicka på önskat attribut eller genom att klicka på pluset framför önskat attribut. Minimera attribut för att dölja kopplade värden genom att klicka på önskat attribut eller genom att klicka på minuset framför önskat attribut.

Det är i trädvyn möjligt att visa värden för flera attribut samtidigt.

Administrera attribut. Trädvy med "Klassificering nivå 1" expanderad.

Verktygsfält

Växla till listvy

Se avsnitt Listvy.

Importera

Importera attribut och värden från fil. För information om import och export, se avsnitt Integration med annat system.

Exportera

Exportera attribut och värden till fil. Se avsnitt Integration med annat system.

Indikatorer och funktioner för attribut och värden

	Aktiv Indikerar att attributet/värdet är aktivt och tillgängligt.
	Inaktiv Indikerar att attributet/värdet är inaktivt och otillgängligt. Ett inaktivt attribut innebär även att samtliga underliggande värden är otillgängliga.
	Lägg till Lägg till nytt attribut eller nytt värde. Vid klick på ikon efter Klassificeringar, lägg till nytt attribut ( Lägg till attribut). Vid klick på ikon efter attributnamn, lägg till nytt värde ( Lägg till värde).
	Kopplade manuskript Visa publicerade manuskript kopplade till aktuellt värde. Antal manuskript kopplade till värdet visas inom parentes.
	Editera Redigera aktuellt attribut eller värde. Se avsnitt Editera attribut eller värde.
	Aktivera Aktivera aktuellt inaktivt attribut eller värde.
	Inaktivera Inaktivera aktuellt aktivt attribut eller värde. Ett inaktiverat attribut innebär även att samtliga underliggande värden renderas otillgängliga.
	Ta bort Ta bort aktuellt attribut eller värde. Det är enbart möjligt att ta bort följande: Attribut som inte innehåller värden. Värden som inte är kopplade till manuskript. Se avsnitt Ta bort attribut eller värde.

Lägg till attribut

Attribut är ett begrepp som innebär ett gruppnamn för en samling värden.

Administrera attribut. Lägg till attribut.

ID — Unikt numeriskt värde för attributet. Obligatoriskt.
Används primärt som unik identifikator vid integration med andra system.
Benämning — Visningsnamn för attributet. Obligatoriskt.
Aktiv — Ange huruvida attributet ska vara aktivt eller ej.
Ett aktiverat attribut är tillgängligt och valbart vid skapande av manuskript.
För ett inaktiverat attribut är både attributet och samtliga underliggande värden otillgängliga vid skapande av manuskript.

Lägg till värde

Värde är ett begrepp för de val som finns inom ett attribut. Värden används för att koppla sökord till manuskript.

Administrera attribut. Lägg till värde.

ID — Unikt numeriskt värde för värdet. Obligatoriskt.
Används primärt som unik identifikator vid integration med andra system.
Benämning — Visningsnamn för värdet. Obligatoriskt.
Aktiv — Ange huruvida värdet ska vara aktivt eller ej.
Ett aktiverat värde är tillgängligt och valbart vid skapande av manuskript.
Attribut — Välj det attribut som värdet ska kopplas till. Obligatoriskt.

Editera attribut eller värde

Redigering av befintliga attribut och värden sker via samma gränssnitt som för skapande av attribut.

För information om egenskaper, se avsnitten Lägg till attribut respektive Lägg till värde.

Ta bort attribut eller värde

Enbart attribut och värden som saknar kopplingar till manuskript kan tas bort.

Ett attribut kan endast tas bort om det inte innehåller några värden.

Vid borttagning krävs att en kommentar anges.

Administrera attribut. Ta bort värde.

Integration med annat system

I flexiteFormAssist är det möjligt att importera en uppsättning attribut och värden från en textfil enligt ett fastlagt format. En eller flera komponenter kan exporteras ifrån flexite, eller annat system, och sedan importeras till flexiteFormAssist. flexiteFormAssist kommer då matcha dessa och uppdatera befintliga attribut och värden efter informationen i filen. Likaså inaktiverar flexiteFormAssist gamla, ej längre använda, attribut och värden, så att flexiteFormAssist följer originalet i största möjliga mån.

För att detta ska fungera som det är tänkt är det viktigt att vid återimport alltid inkludera alla attribut och värden som ska vara med i flexiteFormAssist. I flexite sker export av komponenter till en individuell textfil för varje komponent. Dessa måste sammanställas till en och samma fil innan import görs.

Export av attribut och värden från flexite till fil

Export av attribut och värden från flexite utförs i applikationen flexiteCLIENT.

För varje enskild komponent, använd Exportera med IDn. En textfil skapas med aktuella ingående värden inklusive det tekniska ID som flexite använder internt för att identifiera en komponent:

Administrera attribut. Export av attribut och värden från rullgardinskomponent i flexiteCLIENT.

Export av aktiva/inaktiva attribut och värden

Om den komponent där värden ska exporteras från har inaktiva värden ges följande valmöjligheter:

Exportera alla värden — Exportera samtliga värden, inklusive inaktiva sådana.
Exportera enbart aktiva värden — Exportera enbart aktiva värden, exkludera inaktiverade.

Administrera attribut. Export av aktiva och inaktiva värden från rullgardinskomponent i flexiteCLIENT

Import av attribut och värden från flexite till flexiteFormAssist

Import av attribut och värden i flexiteFormAssist utförs genom att i administration av attribut klicka på knappen Importera och välja från vilken fil som attribut och värden skall importeras. Filen som importeras måste vara i CSV-format och vara uppbyggd med en specifik struktur som beskrivs i avsnitt Exempel på filstruktur.

Vid import skrivs även detaljerade loggar över de attribut och värden som skapats, avaktiverats, bytt namn samt de värden som flyttats från ett attribut till ett annat.

Befintliga attribut och värden i flexiteFormAssist påverkas på olika sätt vid en återimport:

Befintliga attribut/värden som ej finns med i aktuell fil avaktiveras

Befintliga attribut/värden som finns med i aktuell fil uppdateras.

Nya attribut/värden läggs till och aktiveras automatiskt.

Alla kopplingar till manuskript kvarstår dock vid import.

Importera aktiva/inaktiva attribut och värden

När fil vid import av attribut och värden innehåller inaktiva attribut och värden ges möjligheten att inkludera eller exkludera dessa värden.

Inkludera — Inkludera inaktiverade värden i källfilen i importen. Detta medför att de importeras som aktiva värden i enlighet med standardförfarandet beskrivet i Import av attribut och värden från flexite till flexiteFormAssist.
Exkludera — Exkludera inaktiverade värden i källfilen i importen. Detta medför att eventuella befintliga attribut och värden som är inaktiverade i källfilen även kommer att inaktiveras i FFA.

Exempel på filstruktur

Den textfil som exporteras från flexiteCLIENT följer CSV-formatet, med ett värde per rad och med semikolon som separator mellan egenskaperna för varje värde.

Filstrukturen har följande format:

[värde_namn];[värde_id];[komponent_namn];[komponent_id];[värde_inaktivt_ja(1)/nej(0)]

Exempel

Nya fritidsanläggningar projekt 2015;70857;SYS, snabbval;18775;0
Kartor och mätning;70858;SYS, snabbval;18775;0
Bygglov;70859;SYS, snabbval;18775;0
Strandskydd;70860;SYS, snabbval;18775;0
Alkoholtillstånd;70861;SYS, snabbval;18775;1
Alarmering;70862;SYS, snabbval;18775;0

Maximal storlek på fil vid import

Maximal filstorlek på filer för import är som standard 300 kB. Notera att tiden för import ökar i samband med ökad filstorlek.

Det är möjligt att ändra denna begränsning via systemkonfiguration; vänligen kontakta Flexite AB för information.

Export av attribut och värden från flexiteFormAssist till fil

Export av attribut och värden inklusive ID görs genom att klicka på knappen Exportera.

Kontakta Flexite AB vid eventuella behov av hjälp att tyda strukturen i exportfilen som skapas.

Automatisk sökning vid integration med annat system

Funktionen konfigureras i samråd med konsult från Flexite AB.

Avdelningsadministration

I likhet med Attribut kan Avdelningar användas för att koppla manuskript mot bestämda värden, i detta fall mot underavdelningar i en organisationsstruktur i FFA.

I likhet med Attribut skapas Avdelningar i två nivåer; där en Avdelning kan innehålla flera Underavdelningar.

När flexiteFormAssist exempelvis används som handläggarstöd i en webbapplikation kan denna typ av klassificering nyttjas för att visa relevant information beroende på val som handläggaren gör på formuläret.

Avdelningar kan administreras av en användare med rättigheten Attributadministratör.