Appearance
Exportera, importera och uppdatera process
I flexite finns funktionalitet för att exportera, importera och uppdatera processer. I flexite hanteras både processmodell och organisation samt kopplingar däremellan, såsom bemanning av roll från rättighetsgrupp eller synlighet på avdelning. flexite är alltid det primära systemet för processmodellen när man väl börjat arbeta i processen, och övriga programvaror ska utgå ifrån den aktuella processen i flexite.
Rekommenderat arbetssätt för arbete med förändringar i en process som körts ett tag är:
Exportera processen ifrån flexite.
Importera processen till 2c8 Modeling Tool och utför ändringar.
Exportera processen från 2c8 Modeling Tool.
Uppdatera processen från fil i flexite.
Medan arbete med processen utförs i det externa systemet är det kritiskt att inga ändringar utförs i processdesignen i flexite.
Import kan även ske från ett antal processmodelleringsverktyg. Besök www.flexite.com för en lista över kompatibla applikationer.
Export till ny process eller annat system
När en process, eller snarare en modell av en process, exporteras ifrån flexite inkluderas det kompletta flödet, rollerna, reglerna, rapporterna och de fördefinierade listorna. Även kopplingsinformation, såsom rapporter med kopplingar till komponenter i processen, exporteras tillsammans med modellen för att i framtiden kunna återställas vid återimport i samma system (som därmed innehåller samma unika objekt-id:n).
Information som är bunden till bakomliggande struktur, såsom objekt, användare eller fysiska platser, måste dock återskapas vid import till ny process eller annat system. Det är alltså innehållet i processen som avgör om det är lämpligt att flytta processen mellan miljöer och verktyg, eller om det är mest lämpligt att arbeta direkt i flexite-miljön.
Exportera process
Det är möjligt att exportera en modell av en process för import i processmodelleringsverktyg eller annat flexite-system. Denna export är kan utföras från två vyer:
I processöversikten för Processdesignern med alternativet Spara till fil i högerklicksmenyn.
I den öppnade processen med alternativet Spara denna process till en fil i verktygsfältet.
Export av aktuell process via verktygsfältet.
Inkluderad information
I den exporterade modellen av processen inkluderas följande information:
Flöde.
Roller.
Formulär.
Fördefinierade listor.
Kopplingsinformation och rapporter med kopplingar till komponenter.
Notera att dessa kopplingar enbart kan återställas när processen importeras i samma system.
Exkluderad information
I den exporterade modellen inkluderas INTE information som är knuten till objekt utanför processen. Detta inkluderar bland annat:
Användarkonton och rättighetsgrupper.
E-postmallar.
Objekt och objektmallar.
Organisatorisk struktur.
Termkatalog.
Versionsstöd
Det är möjligt att vid export välja till vilken flexite-version som exporten ska ske. Tillgängliga versioner är aktuell version samt tidigare.
För bästa kompatibilitet är det rekommenderat att vid export exportera till den version som matchar den som det importerande systemet har. flexiteCLIENT stödjer import från versioner som inte matchar aktuell version, men det är då inte garanterat att full funktionalitet erhålls.
Importera process
Det är möjligt att lägga till en process i flexite genom att importera en process som skapats i flexite eller ett kompatibelt processmodelleringsverktyg. Det filformat som stöds är FRT.
Proceduren för att importera en process ser ut på följande vis:
Markera den organisatoriska enhet där processen ska vara belägen.
Notera att denna placering påverkar för vilka organisatoriska enheter som processen kommer vara tillgänglig. Den organisatoriska placeringen går inte att ändra i efterhand.Från högerklicksmenyn, välj Ladda från fil.
En dialogruta visas för att välja fil. Det är möjligt att antingen bläddra sig fram till korrekt fil eller ange sökväg manuellt.
En förloppsindikator visas för importen.En dialogruta visas för att uppmärksamma användaren på att välja användare att ta rättigheter ifrån. För information om denna funktion, se avsnitt Välj användare att ta rättigheter från. Denna konfiguration är valfri initialt, men kritisk att utföra innan produktionssättning.
Ange önskat namn på processen.
Detta namn kan ändras i processinställningar i efterhand.Markera den nya processen och klicka Nästa för att öppna processinställningar.
Processdesigner. Ladda process från fil.
Efter att en processimport slutförts måste tillgänglighet anges, roller bemannas, samt rättigheter konfigureras innan processen produktionssätts.
Välj användare att ta rättigheter från
En process i flexite innehåller ofta direkta, kritiska, kopplingar till användare för rättighetsangivelser. Vid export av en process exkluderas samtliga kopplingar till objekt utanför processen, inkluderat användare.
För att en importerad process ska kunna tas i bruk måste dessa processinställningar och komponenter bemannas med användare. Innan import av en process slutförs visas en dialogruta med samtliga platser i processen där användare behöver anges för rättighetsbestämmelser. Administratören ges här möjligheten att ange samtliga, eller några, användare innan vidare arbete med processen påbörjas. Det är även möjligt att slutföra importen utan att ange användare.
Denna dialogruta visas varje gång processen öppnas i Processdesignern så länge inte samtliga platser är bemannade med användare.
Ange användare för rättigheter i e-post samt rapporter vid import.
Ta rättigheter för synliga attribut i externa e-postmeddelanden från; Koppla registreringar som kvitteras av roll individualiserad från feedbackmottagarkomponenten till — Ange processanvändare för rättigheter i extern e-post samt koppling av registreringar. För information om denna inställning, se avsnitt Ta rättigheter för synliga attribut i externa e-postmeddelanden från.
Feedbackmottagarkomponent. Ta rättigheter för synliga attribut i externa e-postmeddelanden från — Ange användare för synliga attribut för individuella Feedbackmottagarkomponenter. För mer information, se avsnitt Feedbackmottagare.
Här finns två valmöjligheter:Använd processinställning — Nyttja den användare som angivits på processnivå för rättigheter i extern e-post samt koppling av registreringar. Vald som standard.
För information om denna inställning, se avsnitt Ta rättigheter för synliga attribut i externa e-postmeddelanden från.Välj användare — Välj en specifik användare.
Filkomponent. Ta rättigheter för attribut för detaljvyrapport från — Ange användare för synliga attribut i detaljvyrapporter som genereras i Filkomponenter. För mer information, se avsnitt Fil.
Det är möjligt att slutföra import utan att ange samtliga användare, för att återkomma vid senare tidpunkt och färdigställa bemanningen.
Spara — Spara eventuella förändringar och öppna processen.
Avbryt — Ångra eventuella förändringar och öppna processen.
Resultat om användare inte anges
I det fall användare inte anges resulterar det i följande beteenden:
Process > Ta rättigheter för synliga attribut i externa e-postmeddelanden från; Koppla registreringar som kvitteras av roll individualiserad från feedbackmottagarkomponenten till — Om användare inte anges tilldelas inga rättigheter för attribut i extern e-post, vilket resulterar i att inga attributvärden visas.
Feedbackmottagarkomponent > Ta rättigheter för synliga attribut i externa e-postmeddelanden från — Om användare inte anges tilldelas inga rättigheter för attribut i extern e-post, vilket resulterar i att inga attributvärden visas.
Filkomponent. Ta rättigheter för attribut för detaljvyrapport från — Om ingen användare anges resulterar det i att ingen rapport skapas.
Uppdatera process
Uppdatering av en befintlig process sker antingen via högerklicksmenyns Uppdatera från fil eller genom att i processdesignern klicka på ikonen för uppdatering.
Om uppdateringen innehåller förändringar gällande vilken användare som rättigheter ska tas från gällande extern e-post eller rapporter måste dessa inställningar konfigureras innan processen kan tas i bruk. För mer information, se avsnitt Välj användare att ta rättigheter från.
Hantering av e-postmallar vid uppdatering från fil
E-postmallar lagras i flexite per kombination av roll och aktivitet samt per Feedbackmottagarkomponent. Dessa e-postmallar inkluderas inte i export och import av processer i flexiteCLIENT och kan därmed inte direkt påverkas av förändringar utförda i en extern programvara.
E-postmallar i flexite kan däremot indirekt påverkas vid uppdatering från fil utav följande förändringar:
Koppla bort roll från aktivitet — Eventuella e-postmallar knutna till den specifika kombinationen av roll och aktivitet raderas.
Inaktivera "Individualiserad från feedbackmottagarkomponenten" på roll
Eventuella e-postmallar knutna till rollen behålls intakta, men inställningar för Anpassad e-post nollställs.
Eventuella e-postmallar lagrade lokalt på berörda Feedbackmottagarkomponenter behålls intakta och e-postkonfiguration återställs.
Radera Feedbackkomponent — Eventuella e-postmallar lagrade lokalt på Feedbackmottagarkomponenten raderas.